公司差旅规定


 

1.一般规定要求

1.1.目的:所有希捷咨询顾问、承包商以及在外代表都有责任控制差旅和交际费,并应当在向希捷请求报销时要有良好的判断力。

1.2.适用范围:本规定适用于所有希捷授权报销其费用的承包商和承包商的工作人员 。本规定在全球范围内皆适用。对于非美国业务,本规定将受到其他条款或修改的约束,以符合个别国家境内的本地要求。

1.3.授权:本规定不会授权“承包商”代表希捷产生任何费用。本规定定义可以报销的费用类型(包括有授权的费用)和报销程序。所有合同工必须事先获得希捷授权,然后才能产生差旅和交际费,并且在原始授权有任何更改时,必须重新获得授权。

1.4.规定的例外情况:本规定的任何例外情况都将视为违规,如果达到 500 美元,将需由对此例外情况负责的希捷副总裁的书面核准;如果超过 500 美元,将需由对此例外情况负责的高级副总裁或以上的管理人员书面核准。请注意:即使出现交通工具违规或者违反海关和出口控制要求的情况下,也没有例外。

2.飞机差旅

2.1.最低价机票:承包商的工作人员乘飞机出差时,应乘坐最低价机票的航班,方予以接受。机票是指,如果有符合以下要求的更低价的航班,则承包商不可乘坐更贵的航班:

  • 起飞或达到时间更改不超过 2 个小时。
  • 所用的单程总行程时间增加不超过 2 个小时。
  • 每次行程不能有额外停站。
  • 往返行程机票成本至少节省 20% 或更多(最少 100 美元)。
  • 可以使用其他航空公司或机场(如,区域内机票打折的航空公司或二线机场)。

2.2.差旅类型:所有出差人员必须乘坐经济舱,除非预先申请获得高级副总裁的例外核准。

  • 当与希捷副总裁或以上一同出差时,为便于同副总裁处理希捷业务,出差人员方可乘坐商务舱或头等舱。该例外情况仅适用于副总裁提出请求之时,且必须事先征得相关高级副总裁的核准。
  • 如果随同出差的客户或潜在客户乘坐商务舱或头等舱,出差人员方可乘坐商务舱或头等舱。该例外情况必须事先征得相关高级副总裁的核准。

2.3.未经授权的升级:如果未事先征得高级副总裁的核准,便将机票等级提升为更高的服务级别,将被视为个人费用,希捷将不予报销。

2.4.未经授权的降级:出差人员不得将机票降级,以补贴个人旅行或补贴同伴的个人旅行费用。如果航空公司出于任何原因而降级机票,应将退款返回给希捷。

2.5.取消或更改的预定:如果已经订票的行程取消或更改,出差人员有责任确保获得原始票价的退款,或对其进行书面备录以用于将来的差旅。

2.6.常旅客计划:在个人常旅客计划中,承包商可以累积里程积分并从中获益;但是,承包商不得出于从计划中获益或自身是会员来选择旅行提供商。

2.7.包机/私人飞机:包机与使用私人或公司飞机一样,必须征得希捷总裁、首席财务官或首席执行官的核准。

2.8. 团体差旅:如果有十个或更多出差人员将前往同一目的地处理希捷业务,那么承包商应配合希捷的公司差旅管理部门与航空公司、住宿提供单位以及地面运输供应商进行合同谈判。有关团体差旅的更多信息,请联系位于美国加州硅谷的希捷公司的差旅管理部门。

3.地面运输

3.1.使用其他运输工具:承包商在处理希捷业务时,必须选择最为经济高效的地面运输工具,还必须对其他运输工具进行评估,如机场班车和出租车,方可选择是否租赁汽车。

3.2.中小型汽车:所有承包商应租赁中小型汽车。承包商有责任确保租赁期间要交的租赁费用适当。

3.3.燃料选项:出差人员必须按规定购买燃料,且必须满油箱返回汽车。如果汽车无法加油,必须在费用报告中做详细说明。

3.4.个人汽车:出差人员可以使用个人汽车来理希捷业务,并且希捷将报销实际里程、路费和停车费。在美国,里程将按照 IRS 标准里程进行报销。在其他国家,里程将按照所在国当地利率进行报销。承包商有责任确保出差人员所使用的个人汽车具备所有适当的交通工具执照、保险和许可证。

3.5.从住宅到机场的运输:对于从出差人员的住宅到机场的往返旅程,如果成本低于里程补贴和机场停车的总成本,那么出差人员应使用班车服务。如果驾驶个人汽车去机场,那么出差人员必须选择长期停车服务。

3.6.使用计程车服务:在美国,计程车服务的每日累积费用不得超过汽车租赁的费用。

3.7.交通工具违规和惩罚:希捷不会报销承包商的任何交通罚款、停车票或者任何其他交通工具违规费用。对于此项要求,没有例外情况。

4.过夜住宿

4.1.膳宿:如果处理希捷业务时,需要过夜住宿,那么承包商必须选择价格适当的单间膳宿。希捷公司差旅部门已经在大多数大城市中洽谈好公司酒店价格。承包商应选择这些价格,除非有更低的价格提供给承包商。如果承包商支付的价格比核准的要高,那么希捷将不会报销价格中相差的部分。选择酒店时绝不能因为常旅客计划而有所偏好,而应把为希捷节约成本作为首选考虑因素。

4.2.取消:如果必须取消或更改任何预定,承包商有责任确保及时取消或更改预定,从而避免任何不必要的费用。对于未能努力取消或更改任何预定而产生的不必要费用,希捷将不予报销。

4.3.使用私人住宅:有些情况下,出差处理希捷业务时,可能需要使用自己家或朋友的私人住宅,这样会更方便。希捷将为使用私人住宅报销每日达 50 美元的费用。

5.伙食

5.1.差旅伙食:需要过夜差旅以处理希捷业务时,或者由于一天的行程使出差人员离开其正常的工作地点时,希捷将报销实际并合理的伙食费。伙食费包括早餐(如果需要出差人员比正常情况提前两个小时离家)和晚餐(如果出差人员有正当理由晚于正常下班工作时间两个小时或以上才能回家)。伙食费取决于差旅目的地和通行的汇率。

5.2.商务餐和交际:伙食和交际费(有别与上述差旅伙食)必须事先征得希捷核准。任何超过 500 美元的非差旅伙食或费用必须征得高级副总裁或以上的核准。

5.3.收据:单餐花费 50 美元或更多的伙食需要提供收据。如果费用报告中未提供收据,希捷报销的费用将不超过 50 美元。所有收据必须盖有机构名称印章。还必须出现费用的日期和数量,但并不需要盖章。

5.4.出席者列表:出席者列表必须连同所有请求报销的伙食和交际费用一同提交。

6.费用报告和报销

6.1.原始收据:所有收据必须盖有机构名称印章。还必须出现费用的日期和数量,但并不一定需要盖章。如果原始收据丢失,可以使用信用卡对账单。每份费用报告必须包括以下文档:

  • 航空机票 - 发票、电子票或原始乘客联(不考虑其金额)。
  • 汽车租赁 - 原始租赁收据(不考虑其金额)。
  • 住宿 - 原始住宿收据(不考虑其金额)。
  • 伙食 - 原始伙食收据,包括任何花费 50 美元或更多的单餐。
  • 其他费用 - 对于其他费用,必须提供原始收据以报销任何花费 50 美元或更多的单个项目。

6.2.对例外情况的解释:费用报告中必须为没有提供收据的任何费用做出解释,如少于 50 美元的伙食。费用报告还必须为违反本规定的例外情况做出解释,如使用未经授权的旅行社、住宿或运输提供商。

6.3.不予报销的费用:任何情况下,对于以下项目,希捷将不予报销:

  • 飞行保险
  • 宠物登机费
  • 照看孩子的费用
  • 正常工作日期间住宅到办公室之间的运输
  • 交通或停车票
  • 常旅客计划费
  • 其他差旅或汽车租赁保险费用
  • 租赁汽车中的导航系统
  • 公司卡滞纳金
  • 航空公司俱乐部会员费
  • 室内电影
  • 出差时丢失、被盗或毁坏的个人物品
  • 药物或处方
  • 运输、关税、赋税和其他个人物品的装运费。

7.海关和出口控制要求

7.1.美国禁运列表:所有出差人员不得以商业目的为由前往美国

7.2.海关报关:根据政府法规,要求对任何进出口商品、技术数据或货币进行报关。承包商有责任遵照所有政府法规行事,并在离开之前和到达之后向当地海关当局为所有承运物品进行报关。大多数情况下,会要求抵达外国的出差人员在入境之前完成报关。所有出差人员需要为所有以手提方式进入外国的物品(包括技术数据)进行正确报关。

7.3.违规:对于海关和出口控制要求,没有例外情况。任何违反政府规定的承包商和个人出差人员会受到民事或刑事处罚,包括罚款、拘禁、驱逐、没收货物或吊销进出口执照。任何违规还会对承包商或希捷造成反面消极影响。任何违规将被视为与希捷合同的重大违约,且不可挽回。

最后更新:2010 年 1 月 22 日