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Do More Richtlinien für die Verwaltung Ihrer digitalen Dateien

Indem Sie die Dateien auf Ihren Geräten organisiert halten, können Sie zugleich Ihre Produktivität steigern und sich das Leben erleichtern.

Richtlinien für die Verwaltung Ihrer digitalen Dateien

In der heutigen Zeit hat jeder Benutzer Millionen digitaler Dateien auf mehreren Geräten gespeichert. Musikdateien, Fotos, Dokumente für Arbeit oder Schule, Finanzunterlagen und vieles mehr – Unmengen von Inhalten müssen sortiert werden. Sie können natürlich versuchen, eine bestimmte Datei mithilfe der Suchfunktion auf Ihrem Computer oder Tablet zu suchen, doch anstatt der gewünschten Datei spuckt diese in der Regel nur eine lange Liste mit möglichen Treffern aus. Eine Suche orientiert sich sowohl an aussagekräftigen Dateinamen als auch an nützlichen Schlüsselwörtern in einer Datei. Wenn Sie Ihre Dateien schneller finden möchten, brauchen Sie ein System, das die Dateien bereits organisiert, wenn Sie sie erstellen und speichern.

Digitale Organisationssysteme sind vielleicht eine Sache des persönlichen Stils, doch mithilfe einiger wesentlichen Fakten kann jeder Benutzer seine Dateien sortieren.

  • Speichern Sie nicht jede Datei und löschen Sie alte Dateien rigoros – Dateien, die Sie nicht speichern, müssen Sie nicht organisieren. Löschen Sie Kopien, entfernen Sie alte Dateien, die Sie nie benutzen und laden Sie nicht jeden E-Mail-Anhang herunter. Beispiel: Wenn Sie Fotos machen, löschen Sie, während oder bevor Sie die Bilder auf Ihrem Computer importieren, direkt alle verschwommenen, entstellten oder sonstige schlechte Aufnahmen. 
  • Geben Sie Ihren Dateien präzise und konsistente Bezeichnungen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind auf Stellensuche und müssen Ihren aktuellen Lebenslauf verschicken. Auf Ihrem Laptop finden Sie jedoch lediglich Dateien mit Bezeichnungen wie „Lebenslauf.doc“, „Lebenslauf1.docx“ und „Lebenslauf2.docx“. Bevor Sie Zeit darauf verschwenden, jede Datei zu öffnen, um herauszufinden, welche die aktuellste und passendste Version enthält, geben Sie allen Dateien eindeutige Bezeichnungen. Verwenden Sie in den Dateinamen Daten und Schlüsselwörter, zum Beispiel „Lebenslauf-05-01-2014.docx” oder „Lebenslauf-2014-compsci.doc“, um die Dokumente zu sortieren. Auf diese Weise wird auch die Dateisuche effizienter.
  • Erstellen Sie kein allzu kompliziertes Ordnersystem – für Ihre Ordnung brauchen Sie keine Millionen an Ordnern und Unterordnern. Solange Ihre Dateien nicht allesamt ungeordnet in einem einzigen riesigen „Dokumente“-Verzeichnis liegen, sind Sie beim Speichern Ihrer digitalen Inhalte schon einen Schritt weiter. Erstellen Sie Ordner für Ihre wichtigsten Dateitypen oder für das Projekt, an dem Sie am häufigsten arbeiten – was auch immer Ihnen für Ihre Daten am sinnvollsten erscheint.
  • Legen Sie neue Dateien direkt am richtigen Speicherort ab und verwenden Sie Ihr System immer für jede Datei! Achten Sie schon, wenn Sie auf „Speichern“ oder „Herunterladen“ klicken, darauf, Ihre neuen Musiktitel, Fotos und Dokumente in den entsprechenden Ordnern abzulegen. Gewöhnen Sie sich diese Vorgehensweise an, um Ihre Ordnung zu erhalten.
  • Verwenden Sie intelligente Verknüpfungen. Gibt es zum Beispiel eine Tabellenkalkulation, auf die Sie häufig zugreifen? Laden Sie Musik immer in dasselbe Verzeichnis auf einer Backup-Festplatte herunter? Erstellen Sie von dieser Datei bzw. diesem Ordner eine Verknüpfung oder ein Alias und legen Sie dieses auf dem Desktop Ihres Computers ab. Auf diese Weise bleibt die Originaldatei nach Datum oder Schlüsselort an einem Ort gespeichert und kann trotzdem sofort mit einem Klick aufgerufen werden.

Sobald Ihre Dateien besser organisiert sind, können Sie sie einfach suchen und anzeigen – mit Tools wie der Media-App von Seagate. Diese Software organisiert Ihre Dateien automatisch nach Typ, damit Sie Filme abspielen, Fotos ansehen, Musik anhören oder Dokumente anzeigen können. Die Media-App funktioniert mit Seagate Central, Wireless Plus und LaCie Fuel und lässt sich drahtlos mit Ihrem Tablet, Smartphone oder Computer synchronisieren.

– von Trystan L. Bass

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