Richtlinie für Geschäftsreisen


 

1. ALLGEMEINE RICHTLINIENVORGABEN

1.1. Zweck. Alle Berater, Auftragnehmer und Außendienstmitarbeiter von Seagate sind für die Kontrolle ihrer Reise- und Bewirtungskosten verantwortlich. Von ihnen wird erwartet, dass sie Vernunft walten lassen, wenn sie eine Rückerstattung von Seagate verlangen.

1.2. Umfang. Diese Richtlinie umfasst alle Auftragnehmer, die berechtigt sind, Aufwendungen zu machen, die von Seagate rückerstattet werden. Die Richtlinie gilt weltweit. Bei Geschäften außerhalb der USA unterliegt diese Richtlinie unter Umständen ergänzenden Bedingungen oder Änderungen gemäß den lokalen Vorschriften des jeweiligen Landes.

1.3. Berechtigung. Diese Richtlinie berechtigt den Auftragnehmer nicht, Aufwendungen im Namen von Seagate zu machen. Diese Richtlinie erläutert die Art von Ausgaben, die bei entsprechender Berechtigung rückerstattet werden können, und das Verfahren für den Erhalt von Rückerstattungen. Alle Auftragnehmer müssen im Vorfeld eine Berechtigung bei Seagate einholen, bevor sie Aufwendungen für Reisen oder Bewirtung machen, und diese Berechtigung erneut einholen, falls bei den Aufwendungen nach der ursprünglichen Einholung der Berechtigung Änderungen auftreten.

1.4. Ausnahmen zu dieser Richtlinie. Jede Ausnahme zu dieser Richtlinie gilt als Abweichung und erfordert die schriftliche Genehmigung des zuständigen Vice President von Seagate für Abweichungen bis 500 USD oder eines Senior Vice President (VP) oder einer Person höheren Rangs für Abweichungen über 500 USD. HINWEIS: Es gelten keine Ausnahmen für Verstöße mit Fahrzeugen oder Verstöße gegen Zoll- und Exportkontrollauflagen.

2. FLUGREISEN

2.1. Geringster realistischer Flugpreis. Von per Flugzeug reisenden Mitarbeitern des Auftragnehmers wird erwartet, dass sie Flüge mit dem geringsten realistischen Flugpreis akzeptieren. Das bedeutet, dass der Auftragnehmer keinen teureren Flug nehmen darf, wenn ein günstigerer Flug verfügbar ist, der die folgenden Bedingungen erfüllt:

  • Keine Änderung der Abflug- oder Ankunftszeit um mehr als zwei Stunden.
  • Die einfache Reisezeit erhöht sich nicht um mehr als zwei Stunden.
  • Bei Hin- und Rückflug entsteht jeweils maximal ein weiterer Zwischenstopp.
  • Der Flug bietet eine Ersparnis von mindestens 20 Prozent (mindestens 100 USD) im Vergleich zum Hin- und Rückflugticket.
  • Verwendung alternativer Fluglinien oder Flughäfen (d. h. Billigfluglinien oder Sekundärflughäfen) möglich.

2.2. Reiseklasse. Alle Reisenden müssen in der Economy-Klasse fliegen, es sei denn, der Reisende holt im Vorfeld eine Ausnahmegenehmigung vom zuständigen Senior VP ein.

  • Ein Reisender darf in der Business- oder der ersten Klasse fliegen, wenn er zu Geschäftszwecken in Begleitung eines VP von Seagate oder einer Person höheren Rangs reist. Diese Ausnahme gilt nur auf Verlangen des VP und muss im Vorfeld vom zuständigen Senior VP genehmigt werden.
  • Ein Reisender darf in der Business- oder der ersten Klasse fliegen, wenn er mit einem Kunden oder potenziellen Kunden reist, der ebenfalls in einer dieser Klassen reist. Diese Ausnahme muss im Vorfeld vom zuständigen Senior VP genehmigt werden.

2.3. Unbefugtes Hochstufen. Die Hochstufung von Flugtickets auf eine höhere Service-Klasse ohne die vorherige schriftliche Genehmigung eines Senior VP erfolgt auf eigene Kosten und wird nicht von Seagate rückerstattet.

Unbefugtes Herunterstufen. Ein Reisender darf Flugtickets herunterstufen, um die persönlichen Reisekosten oder die der begleitenden Reisenden zu senken. Falls die Fluggesellschaft ein Flugticket aus einem bestimmten Grund herunterstuft, muss der rückerstattete Betrag an Seagate überwiesen werden.

2.5. Stornierte oder geänderte Buchungen. Falls die Buchung einer Reise storniert oder geändert wird, ist der Reisende selbst dafür verantwortlich sicherzustellen, dass der ursprüngliche Ticketpreis rückerstattet oder dokumentiert und für zukünftige Reisen verwendet wird.

2.6. Vielfliegerprogramme. Der Auftragnehmer darf Flugmeilen und andere von einzelnen Vielfliegerprogrammen angebotene Vorteile sammeln. Er darf jedoch keine Reiseanbieter auf der Basis von Mitgliedschaften oder Vorteilen in einem Programm auswählen.

2.7. Charter- und Privatflugzeug. Alle Anfragen für Charterflüge sowie Anfragen zur Verwendung von Privat- oder Firmenflugzeugen müssen schriftlich von President, Chief Financial Officers oder Chief Executive Officer von Seagate genehmigt werden.

2.8. Gruppenreisen. Falls zehn oder mehr Reisende zu Geschäftszwecken von Seagate an den gleichen Ort reisen, sollten Auftragnehmer die Reise mit der Reiseverwaltung von Seagate bezüglich Fluggesellschaft, Unterkunft und Transportunternehmen koordinieren. Für weitere Informationen zu Gruppenreisen wenden Sie sich an die Reiseverwaltung von Seagate in Scotts Valley, Kalifornien, USA.

3. BODENTRANSPORT

3.1. Verwendung alternativer Verkehrsmittel. Der Auftragnehmer muss bei Geschäftsreisen von Seagate das kostengünstigste Bodentransportmittel verwenden und prüfen, ob alternative Verkehrsmittel wie Flughafen-Shuttleservices und Taxis verfügbar sind, bevor er sich für einen Mietwagen entscheidet.

3.2. Mittelgroße oder Kleinwagen. Von allen Reisenden wird erwartet, mittelgroße oder Kleinwagen zu mieten. Der Auftragnehmer muss dafür sorgen, dass zum Mietzeitpunkt die richtige Mietgebühr in Rechnung gestellt wird.

3.3. Kraftstoffoptionen. Reisende müssen alle Optionen zum Einsparen von Kraftstoff ablehnen und den Mietwagen vollgetankt zurückbringen. Falls ein Reisender aufgrund besonderer Umstände daran gehindert wird, den Mietwagen vollgetankt zurückzubringen, muss der Reisekostenabrechnung ein detaillierter Bericht beigefügt werden.

3.4. Privatfahrzeuge. Reisende dürfen auf Geschäftsreisen für Seagate ihre eigenen Privatfahrzeuge verwenden und Seagate wird ihnen die Fahrtstrecke, Maut- und Parkgebühren rückerstatten. In den USA werden Fahrtstrecken nach den Standardtarifen der Bundessteuerbehörde IRS erstattet. In allen anderen Ländern werden Fahrtstrecken nach den Tarifen des jeweiligen Landes erstattet. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass alle Reisenden mit Privatfahrzeugen über gültige Führerscheine, Versicherungen und Fahrzeugpapiere verfügen.

3.5. Transport zum Flughafen. Reisende dürfen einen Shuttleservice vom Wohnort des Reisenden zum Flughafen einsetzen, wenn die Kosten geringer ausfallen als die Gesamtkosten der Kilometerpauschale zzgl. Parkgebühren am Flughafen. Falls die Fahrt zum Flughafen mit einem Privatfahrzeug erfolgt, muss der Reisende einen Parkplatz für Langzeitparker nutzen.

3.6. Verwendung von Taxidiensten. In den USA dürfen die gesamten Tageskosten für einen Taxidienst die Kosten eines Mietwagens nicht übersteigen.

3.7. Strafgebühren und Verstöße gegen die StVO. Seagate entschädigt den Auftragnehmer nicht für Strafzettel und anderweitige verkehrsbedingte Strafgebühren. Dies gilt ohne Ausnahme.

4. ÜBERNACHTUNGEN

4.1. Unterkünfte. Falls Seagate-Geschäfte eine Übernachtung erfordern, muss der Auftragnehmer Einzelzimmer mit angemessenem Preis wählen. Die Reiseabteilung von Seagate hat mit Hotels in den meisten großen Städten Firmentarife vereinbart. Der Auftragnehmer muss diese Tarife nutzen, es sei denn, ihm steht ein günstigerer Tarif zur Verfügung. Falls ein Auftragnehmer einen teureren Tarif als genehmigt zahlt, wird Seagate den Differenzbetrag nicht rückerstatten. Präferenzen für bestimmte Hotels aufgrund von Vielfliegerprogrammen sollten nie wichtiger sein als Kostenersparnisse für Seagate.

4.2. Stornierungen. Falls Reservierungen storniert oder geändert werden müssen, muss der Auftragnehmer sicherstellen, dass dies rechtzeitig geschieht, um Gebühren wegen Nichtanreisen zu vermeiden. Seagate erstattet keine Gebühren wegen Nichtanreisen, die entstanden sind, weil Reservierungen nicht ordnungsgemäß storniert oder geändert wurden.

4.3. Verwendung von Privatunterkünften. In manchen Fällen kann es angemessen oder notwendig sein, auf Geschäftsreisen für Seagate eine Privatunterkunft bei Freunden oder Familienmitgliedern zu nutzen. Seagate erstattet einen Betrag bis maximal 50 USD pro Tag für die Nutzung von Privatunterkünften.

5. MAHLZEITEN

5.1. Mahlzeiten auf Reisen. Seagate erstattet in angemessenem Rahmen Aufwendungen für Mahlzeiten, wenn Geschäftsreisen für Seagate Übernachtungen erfordern oder wenn eine Tagesreise außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsumfelds stattfindet. Dies beinhaltet Frühstück, wenn der Reisende seinen Wohnort zwei Stunden früher als gewöhnlich verlassen muss, und Abendessen, wenn der Reisende erst mindestens zwei Stunden nach seiner Arbeitszeit nach Hause zurückkehren kann. Der „angemessene Rahmen“ von Aufwendungen für Mahlzeiten hängt vom Reiseort und dem aktuellen Wechselkurs ab.

5.2. Geschäftsessen und Bewirtung. Alle Aufwendungen für Mahlzeiten und Bewirtung (neben den oben beschriebenen Mahlzeiten auf Reisen) müssen im Vorfeld von Seagate genehmigt werden. Nicht auf Reisen stattfindende Mahlzeiten oder Aufwendungen, die 500 USD übersteigen, müssen von einem Senior VP oder einer Person höheren Rangs genehmigt werden.

5.3. Quittungen. Für Einzelmahlzeiten, die 50 USD übersteigen, sind Quittungen erforderlich. Falls der Reisekostenabrechnung keine Quittung beigefügt wurde, erstattet Seagate maximal einen Betrag von 50 USD. Auf allen Quittungen muss der Name des Restaurants abgedruckt sein. Außerdem müssen das Datum und der aufgewendete Betrag erscheinen, jedoch nicht unbedingt abgedruckt sein.

5.4. Teilnehmerliste. Es muss eine Teilnehmerliste mit Rückerstattungsanfragen für alle Aufwendungen für Mahlzeiten und Bewirtung eingereicht werden.

6. REISEKOSTENABRECHNUNG UND RÜCKERSTATTUNG

6.1. Original-Quittungen. Auf allen Quittungen muss der Name des Restaurants abgedruckt sein. Das Datum und der aufgewendete Betrag müssen erscheinen, jedoch nicht unbedingt abgedruckt sein. Falls die Original-Quittung nicht mehr zur Hand ist, kann die Kreditkartenabrechnung verwendet werden. Folgende Dokumente müssen jeder Reisekostenabrechnung beigefügt werden:

  • Flugtickets – Rechnung, e-Ticket oder Original-Flugticket, unabhängig vom Betrag.
  • Mietwagen – Originalquittung über Mietwagen, unabhängig vom Betrag.
  • Unterkunft – Originalquittung über Unterkunft, unabhängig vom Betrag.
  • Mahlzeiten – Originalrechnung für eine einzelne Mahlzeit, die 50 USD oder mehr gekostet hat.
  • Sonstige Aufwendungen – Bei allen anderen Aufwendungen muss die Originalquittung bei Gegenständen im Wert von 50 USD oder mehr beigefügt werden.

6.2. Ausnahmeerklärung. Die Reisekostenabrechnung muss eine Erklärung von Aufwendungen enthalten, für die keine Quittung vorhanden ist, beispielsweise Mahlzeiten unter 50 USD. Die Reisekostenabrechnung muss zudem eine Erklärung von Abweichungen dieser Richtlinie enthalten, beispielsweise für die Nutzung nicht genehmigter Reiseagenturen, Unterkünfte oder Transportanbieter.

6.3. Nicht rückerstattbare Aufwendungen. Seagate erstattet unter keinerlei Umständen die Kosten für folgende Aufwendungen:

  • Flugversicherung
  • Gebühren für Anbordnahme von Haustieren
  • Gebühren für Kindermädchen
  • Transport zwischen Wohnort und Arbeitsplatz an gewöhnlichen Werktagen
  • Strafzettel jeglicher Art
  • Gebühren von Vielfliegerprogrammen
  • Zusätzliche Kosten für Reise- oder Mietwagenversicherung
  • Navigationssysteme in Mietwagen
  • Nachgebühren für Firmenkarte
  • Gebühren für Mitgliedschaft in Fluggesellschafts-Club
  • Filme in Hotelzimmern
  • Auf der Reise verlorene, gestohlene oder beschädigte persönliche Gegenstände
  • Medikamente oder Rezepte
  • Steuern, Transport-, Zoll- oder sonstige für den Versand persönlicher Gegenstände anfallende Gebühren.

7. ZOLL- UND EXPORTKONTROLLAUFLAGEN

7.1. US-Embargoliste. Es ist allen Reisenden untersagt, geschäftlich in ein Land auf der US-Embargoliste zu fliegen.

7.2. Zollerklärungen. Unter Umständen ist es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen erforderlich, ein- oder ausgeführte Waren, technische Daten oder Währungen beim Zoll anzugeben. Der Auftragnehmer muss alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten und alle mitgeführten Gegenstände vor Abflug oder nach Ankunft bei den örtlichen Zollbehörden angeben. In den meisten Fällen werden Reisende bei Ankunft im Ausland aufgefordert, vor Betreten des Landes ein Zollerklärungsformular auszufüllen. Alle Reisenden müssen alle Gegenstände (einschließlich technischer Daten), die im Handgepäck in ein fremdes Land eingeführt werden, ordnungsgemäß angeben.

7.3. Verstöße. Die Zoll- und Exportkontrollauflagen gelten ohne Ausnahme. Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen können für den Auftragnehmer und den einzelnen Reisenden zivil- oder strafrechtliche Folgen haben, beispielsweise Strafgebühren, Haft, Ausweisung, Beschlagnahmung von Gegenständen oder Verlust von Ein- oder Ausfuhrlizenzen. Verstöße können sich zudem rufschädigend auf den Auftragnehmer oder Seagate auswirken. Jedweder Verstoß gilt als unwiderruflicher und grundlegender Vertragsbruch mit Seagate.

Letzte Aktualisierung: 22. Januar 2010