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Mantener sus archivos organizados en todos los dispositivos le hará el trabajo más eficiente y la vida más fácil

Qué hacer y qué evitar al organizar archivos digitales

Actualmente, todo el mundo tiene millones de archivos digitales almacenados en varios dispositivos: archivos de música, fotografías, documentos profesionales o académicos y archivos financieros, por mencionar algunos; tenemos toneladas de material que organizar. Tal vez haya intentado utilizar la función "Buscar" o "Encontrar" de su ordenador o tableta para llegar a un archivo y lo que haya obtenido sea una enorme lista de posibles coincidencias en vez del archivo exacto que quería. El éxito en la búsqueda de archivos depende de que sus nombres sean descriptivos y de que contengan palabras clave útiles. Necesita un sistema que organice los archivos a medida que los crea y los almacena si desea encontrarlos rápidamente después.

Los sistemas de organización digital pueden ser una cuestión de estilo personal, pero una serie de consejos básicos ayudan a cualquier persona a mantener sus archivos en orden.

  • No guarde todos los archivos y borre los archivos antiguos sin contemplaciones: si no existen, no hay que organizarlos. Elimine los duplicados, deshágase de los archivos antiguos que no utilice nunca y no descargue por sistema los archivos adjuntos al correo electrónico. Por ejemplo, cuando haga fotografías, elimine las imágenes borrosas, estropeadas o de mala calidad antes de importarlas al ordenador o mientras lo esté haciendo. 
  • Nombre los archivos de forma detallada y coherente: supongamos que está buscando empleo y necesita enviar su CV actual, pero en el ordenador portátil solo encuentra los archivos “CV.doc”, “CV1.docx” y “CV2.docx”. En lugar de perder el tiempo abriendo cada archivo para averiguar cuál es el más reciente y relevante, asígneles un nombre distintivo. Utilice fechas y palabras clave en los nombres de los archivos para clasificar los documentos; por ejemplo, “CV-01-05-2014.docx” o “CV-2014-compsci.doc”. Esto hará que la búsqueda de archivos sea más eficiente.
  • No cree un sistema de carpetas demasiado complicado: no necesita un millón de carpetas y subcarpetas para estar organizado. Todo lo que no sea dejar los archivos diseminados por un directorio gigante llamado "Documentos" ya supone dar un paso adelante en el almacenamiento digital. Cree carpetas para cada uno de los principales tipos de archivos o para el proyecto en el que trabaje con mayor frecuencia, lo que sea más adecuado para sus datos.
  • Ponga los nuevos archivos en el lugar correcto de forma inmediata: utilice el sistema que haya establecido con todos los archivos y en todas las ocasiones. Asegúrese de colocar la música, las fotos y los documentos nuevos en las carpetas correspondientes tan pronto como haga clic en “Guardar” o “Descargar”. Adopte esta costumbre y estará siempre organizado.
  • Utilice accesos directos inteligentes: ¿hay una hoja de cálculo de presupuestos a la que accede con frecuencia? ¿Siempre descarga música en el mismo directorio de una unidad de copia de seguridad? Cree un acceso directo o alias de ese archivo o carpeta y colóquelo en el escritorio de su ordenador. Así podrá mantener los archivos o carpetas originales organizados por fecha o palabra clave en la misma ubicación, pero accesibles de forma inmediata con un solo clic.

Cuando los archivos están mejor organizados, se pueden buscar y ver con mayor facilidad en cualquier dispositivo y con herramientas como la aplicación Seagate Media. Este software organiza los archivos por tipo de forma automática para que sea más fácil reproducir películas, ver fotos, escuchar música o ver documentos. La aplicación Seagate Media funciona con Seagate Central, Wireless Plus y LaCie Fuel, y se sincroniza de forma inalámbrica con su tableta, smartphone u ordenador.

—Por Trystan L. Bass

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