Política de viajes corporativos


 

1. REQUISÍTOS GENERALES DE LA POLÍTICA

1.1. Objetivo. Todos los consultores, contratistas y representantes externos de Seagate son responsables de controlar los gastos de viajes y entretenimiento, y se espera que utilicen un criterio razonable a la hora de solicitar el reembolso a Seagate.

1.2. Ámbito. Esta política cubre a todos los contratistas y personal de los contratistas a los que se haya autorizado a realizar gastos que serán reembolsados por Seagate. Esta política se aplica en todo el mundo. En las operaciones fuera de EE. UU., esta política puede estar sujeta a modificaciones o cláusulas adicionales para cumplir los requisitos locales de cada país concreto.

1.3. Autorización. Esta política no autoriza al contratista a realizar cualquier gasto en nombre de Seagate. Esta política define el tipo de gastos que se reembolsarán, si se autorizan, así como los procedimientos que deben seguirse para obtener dichos reembolsos. Todos los contratistas deben obtener por anticipado autorización de Seagate antes de realizar cualquier gasto de viaje o entretenimiento, y deberán obtener una nueva autorización en caso de que haya algún cambio en los gastos después de la autorización original.

1.4. Excepciones a la política. Cualquier excepción a esta política se considerará una desviación y requerirá la aprobación por escrito del vicepresidente responsable de Seagate para desviaciones de hasta 500 USD o un vicepresidente senior para desviaciones que superen los 500 USD. NOTA: No hay excepciones para las infracciones de circulación ni para las infracciones de los requisitos de control de exportaciones y aduanas.

2. VIAJES POR AIRE

2.1. Tarifa aérea mínima lógica. Se espera que el personal de los contratistas que utilice el transporte aéreo acepte vuelos con la tarifa aérea mínima lógica. La tarifa aérea "mínima lógica" indica que el Contratista no puede utilizar un vuelo más caro si hay disponible un vuelo más barato que cumpla los siguientes requisitos:

  • La hora de salida o llegada no varía en más de 2 horas.
  • No aumenta el tiempo total de viaje en un sentido en más de 2 horas.
  • No añade más de una parada adicional en cada sentido.
  • Proporciona un ahorro de un mínimo del 20% o más (mínimo de 100 USD) del precio del billete de avión de ida y vuelta.
  • Puede utilizar líneas aéreas o aeropuertos alternativos (es decir, líneas aéreas regionales más baratas o aeropuertos secundarios).

2.2. Clase del viaje. Todos los viajeros deben volar en tercera clase o clase económica, a menos que el viajero consiga por anticipado una excepción por parte del correspondiente vicepresidente senior.

  • Un viajero puede volar en primera clase o clase preferente cuando viaje con un vicepresidente senior o superior con el objetivo de realizar negocios de Seagate con el vicepresidente. Esta excepción esta disponible únicamente a solicitud del vicepresidente y debe ser aprobada previamente por el correspondiente vicepresidente senior.
  • Un viajero puede volar en primera clase o clase preferente cuando viaje con un cliente o cliente potencial que viaje en primera clase o clase preferente. Esta excepción debe ser aprobada previamente por el correspondiente vicepresidente senior.

2.3. Cambio a una clase superior no autorizado. El cambio de los pasajes de avión a una clase superior de servicio sin contar previamente con una aprobación por escrito de un vicepresidente senior se considera un gasto personal que Seagate no reembolsará.

2.4. Cambio a una clase inferior no autorizado. Un viajero no puede cambiar su pasaje de avión a una clase inferior para financiar sus viajes personales o para financiar el viaje de sus acompañantes. Si la línea aérea realiza el cambio del pasaje a una clase inferior por cualquier motivo, el importe que se obtenga deberá devolverse a Seagate.

2.5. Reservas canceladas o cambiadas. Si se obtiene un pasaje para un viaje y posteriormente se cancela o se cambia dicho viaje, es responsabilidad de viajero obtener la devolución del importe o documentarla y utilizarla en futuros viajes.

2.6. Programas de viajeros frecuentes. El contratista puede acumular créditos por kilometraje y otras ventajas ofrecidas por los programas para viajeros frecuentes. No obstante, se prohíbe al contratista elegir una empresa de transportes en función de las ventajas de estos programas o su pertenencia a ellos.

2.7. Vuelos charter/personales. Todas las solicitudes de vuelos chárteres, así como las solicitudes de utilizar aviones personales o corporativos, deberán ser aprobadas por escrito por el presidente de Seagate, los directores financieros o el presidente ejecutivo.

2.8. Viajes en grupo. Si diez o más viajeros van a desplazarse al mismo destino con objeto de realizar negocios para Seagate, los contratistas deberán coordinarse con la administración de viajes corporativos de Seagate para negociar el contrato con las líneas aéreas, los proveedores de alojamiento y las empresas de transporte terrestre. Para obtener más información relativa a los viajes en grupo, póngase en contacto con la administración de viajes corporativos de Seagate en Scotts Valley, California, EE. UU.

3. TRANSPORTE TERRESTRE

3.1. Uso de transporte alternativo. El contratista debe utilizar el medio más rentable de realizar el transporte terrestre cuando esté realizando negocios para Seagate y deberá evaluar alternativas de transporte, como los servicios regulares del aeropuerto y los taxis, antes de optar por alquilar un coche.

3.2. Tamaño intermedio o inferior de los coches. Se espera que todos los viajeros alquilen coches de tamaño intermedio o inferior. El contratista se responsabiliza de asegurarse de que se carga la tarifa de alquiler adecuada en el momento del alquiler.

3.3. Opciones de combustible. Los viajeros deben rechazar todas las opciones de compra de combustible y devolver el coche con el depósito lleno. Si las circunstancias impiden reponer el combustible del coche, deberá incluirse una explicación detallada en el informe de gastos.

3.4. Automóviles personales. Los viajeros tienen permiso para utilizar sus automóviles personales durante su trabajo para Seagate y Seagate les reembolsará el kilometraje real y las tarifas de peaje y aparcamiento. En EE. UU., el kilometraje se reembolsará según el kilometraje estándar de IRS. En todos los demás países, el kilometraje se reembolsará según las tarifas locales del país. El contratista es responsable de asegurarse de que todos los viajeros que utilizan automóviles personales cuentan con todas las licencias necesarias, seguros y permisos de los vehículos.

3.5. Transporte del hogar al aeropuerto. Los viajeros pueden utilizar los servicios regulares para desplazarse entre el domicilio del viajero y el aeropuerto si el coste es inferior al coste total del kilometraje más la tarifa de aparcamiento en el aeropuerto. Si se utiliza un coche personal para viajar al aeropuerto, el viajero debe utilizar aparcamiento a largo plazo.

3.6. Uso de servicio de taxi. En EE. UU., el gasto diario acumulado de servicio de taxis no debe superar la tarifa de alquiler de un coche.

3.7. Infracciones de circulación y multas. Seagate no reembolsará al contratista ninguna multa de tráfico, billete de aparcamiento o cualquier otra infracción de circulación. No hay ninguna excepción a este requisito.

4. ALOJAMIENTO HOTELERO

4.1. Alojamiento. Si el trabajo para Seagate requiere recurrir a un alojamiento hotelero, el contratista deberá utilizar alojamiento de una habitación sencilla de precio moderado. El departamento de viajes corporativos de Seagate ha negociado tarifas corporativas de hotel en la mayoría de las principales ciudades. Se espera que el contratista utilice estas tarifas a menos que tenga a su disposición una tarifa más baja. Si el contratista paga una tarifa superior a la aprobada, Seagate no le reembolsará la diferencia de precio. La preferencia de un hotel a consecuencia de los programas para viajeros frecuentes no debe tener nunca prioridad respecto a otros ahorros de costes para Seagate.

4.2. Cancelaciones. Si es necesario cancelar o cambiar cualquier reserva, el contratista es responsable de asegurarse de que la reserva se cancela o cambia con la antelación suficiente para evitar cualquier cargo por dicha cancelación. Seagate no reembolsará ninguna tarifa de cancelación resultante de no haber cancelado o cambiado la reserva con la diligencia debida.

4.3. Uso de residencias privadas. En ciertas ocasiones, puede resultarle cómodo o necesario utilizar una residencia privada de familiares o amigos mientras viaja durante su trabajo para Seagate. Seagate reembolsará un máximo de 50 USD por día por el uso de residencias privadas.

5. COMIDAS

5.1. Comidas durante los viajes. Seagate reembolsará los gastos por comidas reales y razonables cuando sea necesario un viaje de más de un día por trabajo para Seagate o cuando un viaje de un único día requiera que el viajero se desplace de su ubicación normal de trabajo. En estas comidas se incluye el desayuno, si el viajero debe abandonar su hogar más de dos horas antes de lo normal, y la cena si el viajero no puede volver razonablemente a su hogar hasta después de dos horas o más tras su horario de trabajo normal. Los gastos por comidas "razonables" dependen de la ubicación a la que se viaje y del tipo de cambio imperante.

5.2. Entretenimiento y comidas de negocios. Todos los gastos de entretenimiento y comidas (aparte de las comidas durante los viajes que se han descrito anteriormente) deberán ser aprobados previamente por Seagate. Todos los gastos o comidas no relacionados con los viajes que superen los 500 USD deberán ser aprobados por un vicepresidente senior o un cargo superior.

5.3. Recibos. Se requieren recibos para cualquier comida que cueste 50 USD o más. Si no se incluye el recibo junto con el informe de gastos, Seagate no reembolsará más de 50 USD. Todos los recibos deben tener impreso el nombre del establecimiento. La fecha y el importe del gasto también deben figurar, pero no es necesario que aparezcan impresos.

5.4. Lista de asistentes. Debe enviarse una lista de asistentes con cualquier solicitud de gastos de entretenimiento y comidas.

6. INFORMES DE GASTOS Y REEMBOLSO

6.1. Recibos originales. Todos los recibos deben tener impreso el nombre del establecimiento. La fecha y el importe del gasto deben figurar, pero no es necesario que aparezcan impresos. Si se pierde el recibo original, se puede utilizar el extracto de la tarjeta de crédito. Junto con cada informe de gastos debe incluirse la siguiente documentación:

  • Pasajes de avión: la factura, el pasaje electrónico o la copia original para el pasajero del pasaje de avión, independientemente del importe.
  • Alquiler de automóviles: el recibo de alquiler original, independientemente del importe.
  • Alojamiento: el recibo del alojamiento original, independientemente del importe.
  • Comidas: el recibo de la comida original para cualquier comida que cueste 50 USD o más.
  • Otros gastos: para todos los demás gastos, debe incluirse el recibo original para cualquier artículo que cueste 50 USD o más.

6.2. Explicación de las excepciones. El informe de gastos debe incluir una explicación acerca de cualquier gasto para el que no se incluya ningún recibo, como por ejemplo las comidas que cuesten menos de 50 USD. El informe de gastos también debe incluir una explicación de cualquier desviación de la política, tal como el uso de empresas de transporte, alojamientos o agencias de viajes no autorizadas.

6.3. Gastos no reembolsables. Seagate no reembolsará los siguientes artículos bajo ninguna circunstancia:

  • Seguros de vuelo
  • Tarifas de embarque para animales domésticos
  • Tarifas de cuidado de niños
  • Transporte entre el hogar y la oficina en los días de trabajo normales
  • Multas de tráfico o tickets de aparcamiento
  • Tarifas de programas para viajeros frecuentes
  • Costes de seguros adicionales de viajes o alquiler de coches
  • Sistemas de navegación en coches de alquiler
  • Tarifas de recargo de tarjetas corporativas
  • Cuotas de pertenencia a clubes de viajes
  • Películas en la habitación
  • Artículos personales perdidos, robados o dañados durante el viaje
  • Medicamentos o recetas
  • Transporte, impuestos, tarifas o cualquier otro gasto relacionado con el envío de efectos personales.

7. REQUISITOS DE CONTROL DE EXPORTACIONES Y ADUANAS

7.1. Lista de países embargados por EE. UU. Todos los viajeros tienen prohibido viajar por motivos de trabajo a cualquier país incluido en la lista de países embargados por

7.2. Declaraciones en las aduanas. Las normativas gubernamentales pueden exigir la declaración de cualquier mercancía, datos técnicos o moneda que se exporte o importe. El contratista es responsable de cumplir todas las normativas gubernamentales y declarar todos los objetos que transporte ante las autoridades de aduanas locales antes de la salida y tras su llegada. En la mayoría de los casos, se pedirá a los viajeros que lleguen a un país extranjero que rellenen un formulario de declaración de aduana antes de la entrada. Todos los viajeros deberán declarar correctamente todos los artículos (incluidos los datos técnicos) que transporten a cualquier país extranjero.

7.3. Infracciones. No hay ninguna excepción a los requisitos de control de exportaciones y aduanas. Cualquier infracción de las normativas gubernamentales expondrá al contratista y el viajero a castigos civiles o penales, incluidas multas, prisión, expulsión, confiscación de productos o pérdida de las licencias de importación o exportación. Las infracciones también pueden exponer al contratista o Seagate a publicidad adversa. Cualquier infracción se considerará una ruptura material e irreparable del contrato con Seagate.

Última actualización: 22 de enero de 2010