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Et bien plus encore Conseils et astuces pour l'organisation de vos fichiers numériques

En organisant vos fichiers sur vos différents appareils, vous gagnerez en efficacité et vous vous simplifierez la vie

Conseils et astuces pour l'organisation de vos fichiers numériques

Aujourd'hui, chacun possède des millions de fichiers numériques stockés sur différents appareils. Fichiers musicaux, photos, documents scolaires ou professionnels, dossiers de comptabilité, pour n'en citer que quelques-uns, sont autant de données parmi lesquelles il n'est pas toujours facile de s'y retrouver. En utilisant la fonction « Rechercher » ou « Trouver » de votre ordinateur ou tablette, vous arrivez parfois à vos fins, mais, le plus souvent, vous obtenez une liste interminable de résultats et jamais le fichier que vous recherchiez. Pour être efficace, la recherche doit s'appuyer sur des noms de fichier descriptifs et des mots-clés utiles dans le fichier. Pour retrouver rapidement vos fichiers par la suite, vous avez besoin d'un système qui les organise dès que vous les créez et les enregistrez.

Un système d'organisation numérique est souvent une question de préférence personnelle, mais certaines vérités pourront être utiles à tout un chacun.

  • N'enregistrez pas tous les fichiers et supprimez les plus anciens sans vergogne. Ce sont autant de données que vous n'aurez pas besoin d'organiser. Supprimez les doublons, débarrassez-vous des anciens fichiers que vous n'utilisez jamais et ne téléchargez pas toutes les pièces jointes. Par exemple, lorsque vous prenez des photos, supprimez celles qui sont floues ou gâchées par un élément extérieur et, plus généralement, tous les mauvais clichés, avant ou pendant que vous les importez sur l'ordinateur. 
  • Nommez les fichiers de manière détaillée et cohérente. Imaginons que vous soyez en train de chercher un emploi et que vous deviez envoyer votre CV le plus récent. Mais, sur votre PC portable, vous trouvez seulement des fichiers appelés « CV.doc », « CV1.docx » et « CV2.docx ». Plutôt que de perdre du temps à ouvrir chaque fichier pour savoir lequel est le plus récent et le plus pertinent, imaginez si vous leur aviez donné un nom distinctif. En utilisant des dates et des mots-clés dans les noms des fichiers, comme « CV-2014-01-05.docx » ou « CV-2014-info.doc », vous simplifiez le tri des documents. vous simplifiez le tri des documents.Vous rendez également vos futures recherches plus efficaces.
  • Ne créez pas une arborescence de dossiers trop compliquée. Vous n'avez pas besoin de millions de dossiers et sous-dossiers pour être organisé. Si vos fichiers ne croupissent pas tous dans un répertoire géant nommé « Documents », vous avez déjà fait un grand pas en matière de stockage numérique. Créez des dossiers pour chacun des principaux types de fichiers ou en fonction des projets sur lesquels vous travaillez le plus souvent. Utilisez la méthode la plus cohérente avec vos données.
  • Placez immédiatement les nouveaux fichiers au bon endroit. Utilisez systématiquement la solution choisie, pour tous les fichiers ! Assurez-vous de ranger vos nouveaux documents, morceaux de musique ou photos dans les dossiers appropriés dès que vous cliquez sur « Enregistrer » ou « Télécharger ». Prenez cette habitude et vous resterez organisé.
  • Utilisez des raccourcis intelligents. Vous accédez souvent à la même feuille de calcul de budget ? Vous téléchargez toujours la musique dans le même répertoire sur un disque de sauvegarde ? Créez un raccourci ou un alias vers ce fichier ou dossier spécifique, et placez-le sur le bureau de votre ordinateur. Vous laissez ainsi le fichier ou dossier organisé par date ou par mot-clé au même endroit, mais vous pouvez y accéder d'un seul clic.

Une fois vos fichiers mieux organisés, vous pouvez les rechercher et les consulter plus facilement sur n'importe quel appareil, avec des outils tels que l'application Seagate Media. Ce logiciel organise automatiquement vos fichiers par type. Vous pouvez ainsi lire des vidéos, regarder des photos, écouter de la musique ou consulter des documents. L'application Media fonctionne avec Seagate Central, Wireless Plus et LaCie Fuel. Elle se synchronise sans fil avec votre tablette, votre smartphone ou votre ordinateur.

—Trystan L. Bass

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