Politique de l'entreprise concernant les déplacements


 

1. CONDITIONS GÉNÉRALES

1.1. Objet. Tout consultant, représentant ou entrepreneur indépendant travaillant pour Seagate se doit de contrôler ses frais de déplacement et de représentation, et de faire preuve de discernement avant d'adresser une demande de remboursement à Seagate.

1.2 Champ d'application. Le présent contrat concerne tout entrepreneur autorisé à demander le remboursement de ses dépenses à Seagate, ainsi que les membres de son personnel. Il est valable dans le monde entier. Toutefois, quand les déplacements ont lieu hors des États-Unis, il peut être nécessaire de modifier ou de compléter le présent contrat par avenant, afin de prendre en compte les législations et autres spécificités du pays concerné.

1.3. Autorisation. En aucun cas le présent contrat n'accorde à l'entrepreneur le droit d'engager des dépenses au nom de Seagate. Il définit la nature des dépenses pouvant faire l'objet d'un remboursement, à condition que celles-ci aient été autorisées, ainsi que les procédures à suivre pour l'obtenir. Tout entrepreneur doit obligatoirement obtenir une autorisation de Seagate avant d'engager des frais de déplacement ou de représentation. Si le montant des dépenses réelles ne correspond pas à celui prévu dans l'autorisation, il doit obtenir une nouvelle autorisation.

1.4. Exceptions au contrat. Toute exception est considérée comme une dérogation au présent contrat. Les dérogations d'un montant inférieur à 500 $ nécessitent l'accord écrit du vice-président Seagate concerné. Au-delà de ce montant, la dérogation devra être signée par un vice-président directeur ou un de ses supérieurs hiérarchiques. REMARQUE : les contraventions et violations des réglementations douanières et de contrôle des exportations ne peuvent en aucun cas faire l'objet d'une exception.

2. VOYAGES EN AVION

2.1 Vols au prix le plus avantageux. Il est convenu que les membres du personnel de l'entrepreneur voyageant en avion doivent choisir le vol au prix le plus avantageux au jour de leur voyage. L'entrepreneur s'engage à ne pas acheter un billet plus cher si un autre vol à un prix plus avantageux et respectant les conditions suivantes est disponible :

  • L'heure de départ ou d'arrivée du vol ne varie pas de plus de deux heures.
  • La durée du voyage en aller-simple n'est pas rallongée de plus de deux heures.
  • Le trajet ne prévoit pas plus d'une escale supplémentaire, à l'aller comme au retour.
  • La réduction constatée correspond à au moins 20 % (ou 100 $ minimum) du prix du billet aller-retour.
  • L'entrepreneur peut choisir de voyager avec une autre compagnie aérienne ou vers un autre aéroport (compagnie low-cost locale ou aéroports secondaires).

2.2 Classe de voyage. Les voyages en avion doivent être effectués en classe économique, sauf autorisation obtenue à l'avance auprès du vice-président directeur concerné.

  • Les vols en première classe ou classe affaires sont réservés aux personnes voyageant avec l'un des vice-présidents de Seagate, ou l'un de ses supérieurs hiérarchiques, dans le but de conclure une affaire avec celui-ci. Cette exception n'est valable que si elle est demandée par le vice-président, puis approuvée par le vice-président directeur concerné.
  • Les voyages en première classe ou classe affaires sont également autorisés si la personne accompagne un client ou un prospect voyageant lui-même en première classe ou classe affaires. Cette exception doit préalablement être autorisée par le vice-président directeur concerné.

2.3. Surclassement non autorisé. En aucun cas Seagate ne remboursera les surclassements de billets d'avion effectués sans l'accord écrit d'un vice-président directeur. Ils seront dans ce cas considérés comme des dépenses personnelles de l'entrepreneur.

2.4. Déclassement non autorisé. En aucun cas l'entrepreneur n'est autorisé à déclasser son billet dans le but de réaliser une économie pour financer ses trajets personnels ou acheter un billet aux personnes l'accompagnant. Si la compagnie aérienne est contrainte de déclasser un billet, la différence doit être versée à Seagate.

2.5. Modification ou annulation de réservations. Si un vol réservé vient à être modifié ou annulé, il revient à l'entrepreneur d'en demander le remboursement ou de l'échanger contre un autre billet ou un avoir.

2.6. Programmes de fidélité. L'entrepreneur est autorisé à cumuler des points de fidélité et à bénéficier des autres avantages d'un programme de fidélité. Toutefois, il ne doit en aucun cas choisir sa compagnie aérienne en fonction des programmes de fidélité proposés par celle-ci ou parce qu'il en est membre.

2.7. Vols affrétés et jets privés. Les vols effectués en charter, ou en jet privé ou d'entreprise, doivent faire l'objet d'une autorisation écrite du président, du président-directeur général ou des directeurs financiers de Seagate.

2.8. Voyage de groupe. Si dix personnes ou plus voyagent vers la même destination dans le cadre d'une mission pour Seagate, il revient à l'entrepreneur de contacter le service de gestion des déplacements professionnels de Seagate pour négocier les contrats avec les compagnies aériennes, les établissements d'hébergement et les services de transport terrestre. Pour plus d'informations sur les voyages de groupe, contactez le service de gestion des déplacements professionnels de Seagate, situé à Scotts Valley en Californie (États-Unis).

3. TRANSPORT TERRESTRE

3.1. Utilisation de moyens de transport alternatifs. Lors d'un déplacement professionnel pour Seagate, l'entrepreneur s'engage à utiliser les moyens de transports terrestres les plus économiques et à envisager des moyens de transport alternatifs, tels que les navettes et les taxis, avant d'opter pour la location de véhicules.

3.2. Voitures de catégorie intermédiaire ou inférieure. Seule la location de voitures de catégorie intermédiaire ou inférieure est autorisée. L'entrepreneur doit s'assurer que le prix du service de location qui lui est proposé correspond à celui généralement observé.

3.3. Options de carburant. L'entrepreneur s'engage à refuser toute option « Plein carburant » qui lui serait proposée et à faire le plein avant de rendre le véhicule de location. S'il se trouve dans l'impossibilité de faire le plein, l'entrepreneur doit en justifier la raison sur sa note de frais.

3.4. Véhicule personnel. L'entrepreneur est autorisé à utiliser son véhicule personnel dans le cadre de ses déplacements professionnels pour Seagate, qui s'engage à rembourser les frais de route (carburant, péages) ainsi que les frais de stationnement. Aux États-Unis, les frais de route sont remboursés sur la base des taux de remboursement au kilomètre appliqués par l'I.R.S. (Internal Revenue Service, administration des impôts). Pour tous les autres pays, les frais de route sont remboursés selon les taux en vigueur du pays concerné. Il revient à l'entrepreneur de s'assurer que les membres de son personnel utilisant leur propre véhicule détiennent les permis, les assurances et autres documents requis.

3.5. Trajet entre le domicile et l'aéroport. L'entrepreneur est autorisé à utiliser des navettes pour effectuer les trajets aller-retour entre son domicile et l'aéroport uniquement si le coût de ce service est inférieur au coût total des indemnités de déplacement et du stationnement à l'aéroport. Si l'entrepreneur utilise son véhicule personnel, il doit le stationner sur un parking longue durée.

3.6. Transport en taxi. Aux États-Unis, si l'entrepreneur fait appel aux services d'un taxi, le coût total journalier ne doit pas dépasser le coût d'une location de véhicule.

3.7. Infractions au code de la route et contraventions. Seagate n'accepte aucune demande de remboursement de contraventions pour infraction au code de la route, stationnement impayé, ou toute autre infraction. Aucune exception ne sera tolérée à cet égard.

4. HÉBERGEMENT DE NUIT

4.1. Type d'hébergement. Si l'entrepreneur doit se loger pour la nuit dans le cadre d'une mission pour Seagate, celui-ci s'engage à prendre une chambre seule à un prix abordable. Le département de gestion des déplacements professionnels de Seagate a négocié des tarifs d'entreprise avec les hôtels de la plupart des grandes villes. L'entrepreneur s'engage à profiter de ces tarifs, à moins qu'un tarif plus intéressant ne lui soit proposé. Dans le cas contraire, si l'entrepreneur règle un montant supérieur au montant négocié, Seagate ne rembourse pas la différence de prix. L'entrepreneur ne doit en aucun cas choisir un hôtel en fonction des programmes de fidélité proposés par celui-ci, au détriment des économies que pourrait réaliser Seagate.

4.2. Annulations. Si l'entrepreneur venait à modifier ou annuler sa réservation, celui-ci s'engage à en informer à temps l'établissement d'hébergement. Dans le cas contraire, l'établissement est en droit de facturer la chambre réservée pour défaut de présentation. Seagate ne rembourse pas ce type de frais.

4.3. Logement privé. Dans certains cas, il peut être plus pratique, voire nécessaire, de se faire héberger par de la famille ou des amis lors de déplacements professionnels pour Seagate. Seagate s'engage à rembourser ce type d'hébergement à hauteur de 50 $ par jour.

5. REPAS

5.1. Repas pris lors des déplacements. Seagate s'engage à rembourser les repas pris lors des déplacements professionnels pour Seagate uniquement s'ils sont justifiés et si la mission nécessite un voyage de nuit ou d'une journée et amène l'entrepreneur à ne pas manger sur son lieu de travail. Cela inclut le petit-déjeuner, si l'entrepreneur doit quitter son domicile au moins deux heures plus tôt que d'habitude, ainsi que le dîner, s'il revient à son domicile au moins deux heures plus tard que d'habitude, si toutefois ce retard est justifié. Les frais remboursés varient en fonction de la destination du voyage et des taux de change en vigueur.

5.2. Repas d'affaires et de représentation. Tous les repas d'affaires et de représentation (hormis les repas régis par l'article précédent) doivent être préalablement approuvés par Seagate. Les dépenses consacrées à ce type de repas et dépassant 500 $ doivent être approuvées par un des vice-présidents directeurs de Seagate, ou un de ses supérieurs hiérarchiques.

5.3. Récépissés. Tous les repas d'un montant unitaire de 50 $ ou plus doivent être justifiés par un récépissé. Si aucun récépissé n'est joint à la note de frais de l'entrepreneur, Seagate ne pourra rembourser plus de 50 $. Tous les récépissés doivent être imprimés et porter le nom de l'établissement émetteur. La date et le montant de la facture doivent également apparaître, mais n'ont pas besoin d'être imprimés.

5.4. Liste des participants. Une liste des participants doit être jointe à toute demande de remboursement des repas.

6. NOTES DE FRAIS ET REMBOURSEMENT

6.1. Récépissés originaux. Tous les récépissés doivent être imprimés et porter le nom de l'établissement émetteur. La date et le montant de la facture doivent apparaître, mais n'ont pas besoin d'être imprimés. L'entrepreneur peut joindre son relevé de compte s'il a perdu l'original du récépissé. Chaque note de frais doit être accompagnée des pièces suivantes :

  • Billets d'avion : facture, billet électronique ou photocopie de l'original du billet d'avion, quel qu'en soit le montant.
  • Location de voiture : récépissé original du montant de la location, quel qu'il soit.
  • Hébergement : récépissé original du montant de l'hébergement, quel qu'il soit.
  • Repas : récépissé original du montant du repas, quand celui-ci dépasse 50 $.
  • Autres dépenses : récépissés originaux incluant les montants, quand ceux-ci dépassent 50 $.

6.2. Justification des exceptions. Toute dépense ne nécessitant pas d'être justifiée par un récépissé, telle que les repas d'un montant inférieur à 50 $, doit être explicitée dans la note de frais. Il en va de même pour toute dérogation au présent contrat, telle que l'utilisation d'une agence de voyage, d'un type d'hébergement ou d'un moyen de transport non autorisés.

6.3. Dépenses non admises au remboursement. Restent à la charge de l'entrepreneur les dépenses suivantes :

  • Assurance voyage
  • Frais d'embarquement des animaux domestiques
  • Frais de garde d'enfant
  • Trajets habituels entre le domicile et le lieu de travail
  • Infractions au code de la route et contraventions
  • Frais d'adhésion au programme de fidélité d'une compagnie aérienne
  • Frais d'assurance supplémentaires pour le voyage ou la location d'une voiture
  • GPS des voitures de location
  • Impayés de la carte de crédit professionnelle
  • Frais d'adhésion au club d'une compagnie aérienne
  • Films à la demande
  • Perte, vol ou dégradation des effets personnels pendant le trajet
  • Soins médicaux
  • Douanes, taxes et autres frais liés au transport des effets personnels

7. RÉGLEMENTATIONS DES DOUANES ET DE CONTRÔLE DES EXPORTATIONS

7.1. Liste des pays sous embargo des États-Unis. Les déplacements professionnels dont les destinations figurent sur la liste des pays sous embargo des États-Unis sont strictement interdits.

7.2. Déclarations des douanes. Les importations et exportations de certaines marchandises, données techniques ou monnaies doivent faire l'objet d'une déclaration. L'entrepreneur s'engage à respecter les lois en vigueur et à procéder à toutes les déclarations nécessaires auprès des douanes avant son départ et à son arrivée. Le plus souvent, les voyageurs sont priés de remplir un formulaire de déclaration à leur entrée dans un pays étranger. Lors d'un déplacement professionnel à destination d'un pays étranger, l'entrepreneur s'engage à déclarer convenablement tous les effets qu'il possède (y compris les données techniques) auprès des douanes.

7.3. Violations. Aucune exception aux réglementations des douanes et de contrôle des exportations n'est tolérée. Toute violation des lois en vigueur expose l'entrepreneur ainsi que les employés concernés à des sanctions civiles ou pénales, notamment des contraventions, l'incarcération, l'expulsion, la confiscation des biens ou le retrait des licences d'importation ou d'exportation. Par ailleurs, ce genre de comportement nuirait gravement à l'image de l'entrepreneur et de Seagate. Pour cette raison, le non-respect des lois en vigueur entraîne irrémédiablement la rupture du contrat établi avec Seagate.

Dernière mise à jour le 22 janvier 2010