Kebijakan Perjalanan Perusahaan


 

1. PERSYARATAN KEBIJAKAN UMUM

1.1. Tujuan. Semua konsultan Seagate, kontraktor, dan perwakilan luar bertanggung jawab untuk mengendalikan biaya perjalanan dan hiburan dan diharapkan untuk menggunakan penilaian yang baik ketika meminta penggantian biaya dari Seagate.

1.2. Lingkup. Kebijakan ini mencakup semua kontraktor dan personel kontraktor yang berwenang untuk mengeluarkan biaya yang akan diganti oleh Seagate. Kebijakan ini berlaku di seluruh dunia. Untuk operasi non-AS, kebijakan ini dapat dikenakan syarat tambahan atau perubahan untuk memenuhi persyaratan setempat di masing-masing negara.

1.3. Otorisasi. Kebijakan ini tidak mengizinkan Kontraktor untuk mengeluarkan biaya apa pun atas nama Seagate. Kebijakan ini menetapkan jenis biaya yang dapat diganti, jika disetujui, dan prosedur untuk memperoleh penggantian. Semua kontraktor harus mendapatkan izin terlebih dahulu dari Seagate sebelum mengeluarkan biaya perjalanan atau hiburan apa pun dan harus mendapatkan izin kembali jika ada perubahan biaya setelah izin awal.

1.4. Pengecualian Kebijakan. Pengecualian apa pun terhadap kebijakan ini akan dianggap sebagai penyimpangan dan akan memerlukan persetujuan tertulis dari Wakil Presiden Seagate yang bertanggung jawab untuk penyimpangan hingga US$500 atau WP Senior atau di atasnya untuk penyimpangan yang melebihi US$500. CATATAN: Tidak ada pengecualian untuk pelanggaran kendaraan atau untuk pelanggaran terhadap persyaratan pengawasan kepabeanan dan ekspor.

2. PERJALANAN UDARA

2.1. Tiket Pesawat Logis Terendah. Personel kontraktor yang dalam perjalanan menggunakan maskapai penerbangan diharapkan menerima penerbangan dengan tiket pesawat logis terendah. Tiket pesawat "logis terendah" berarti Kontraktor tidak dapat menggunakan penerbangan yang lebih mahal jika tersedia penerbangan yang lebih murah, yang memenuhi persyaratan sebagai berikut:

  • Tidak mengubah waktu keberangkatan atau kedatangan lebih dari 2 jam.
  • Tidak meningkatkan waktu perjalanan yang berlalu total satu arah lebih dari 2 jam.
  • Tidak menambahkan lebih dari satu penghentian tambahan tiap jalan.
  • Memberikan penghematan minimal 20% atau lebih (minimal US$100) dari biaya tiket pesawat pulang pergi.
  • Dapat menggunakan maskapai atau bandara alternatif (yaitu, maskapai dengan diskon regional atau bandara sekunder).

2.2. Kelas Perjalanan. Semua pelancong harus terbang di kelas kendaraan umum atau ekonomi kecuali jika pelancong tersebut memperoleh pengecualian terlebih dahulu dari WP Senior yang berlaku.

  • Seorang pelancong dapat terbang di kelas bisnis atau kelas pertama ketika bepergian dengan WP Seagate atau di atasnya untuk tujuan menjalankan bisnis Seagate dengan WP. Pengecualian ini tersedia hanya atas permintaan WP dan harus disetujui terlebih dahulu oleh WP Senior yang berlaku.
  • Seorang pelancong dapat terbang di kelas bisnis atau kelas pertama ketika bepergian dengan pelanggan atau calon pelanggan yang bepergian di kelas bisnis atau kelas pertama. Pengecualian ini harus disetujui terlebih dahulu oleh WP Senior yang berlaku.

2.3. Pemutakhiran Tanpa Izin. Memutakhirkan tiket pesawat ke kelas layanan yang lebih tinggi tanpa persetujuan tertulis terlebih dahulu dari WP Senior dianggap beban pribadi dan tidak akan diganti oleh Seagate.

2.4. Penurunan Tingkat Tanpa Izin. Seorang pelancong tidak boleh menurunkan kelas tiket pesawat untuk mensubsidi perjalanan pribadi atau mensubsidi perjalanan untuk individu yang menemaninya. Jika maskapai menurunkan kelas tiket untuk alasan apa pun, pengembalian dana harus dikembalikan ke Seagate.

2.5. Pembatalan atau Perubahan Reservasi. Jika perjalanan telah dipesankan tiket dan kemudian dibatalkan atau diubah, masing-masing pelancong bertanggung jawab untuk memastikan bahwa harga tiket asli akan dikembalikan atau didokumentasikan dan digunakan untuk perjalanan yang akan datang.

2.6. Program Pelancong yang Sering. Kontraktor diperbolehkan untuk mengumpulkan kredit jarak tempuh dan manfaat lainnya dari masing-masing program pelancong yang sering, namun, Kontraktor dilarang memilih penyedia perjalanan berdasarkan keanggotaan atau manfaat dalam program apa pun.

2.7. Pesawat Carter/Pribadi. Semua permintaan carter pesawat serta permintaan untuk menggunakan pesawat pribadi atau perusahaan harus disetujui secara tertulis oleh Presiden, Chief Financial Officer, atau Chief Executive Officer.

2.8. Perjalanan Kelompok. Jika sepuluh pelancong atau lebih pergi ke tujuan yang sama untuk tujuan melakukan bisnis Seagate, maka Kontraktor harus berkoordinasi dengan Administrasi Perjalanan Perusahaan Seagate untuk negosiasi kontrak dengan maskapai penerbangan, penginapan, dan pemasok transportasi darat. Untuk informasi lebih lanjut mengenai perjalanan kelompok, silakan hubungi Administrasi Perjalanan Perusahaan Seagate di Scotts Valley, California, AS.

3. TRANSPORTASI DARAT

3.1. Penggunaan Transportasi Alternatif. Kontraktor harus menggunakan sarana transportasi darat yang paling efektif ketika menjalankan bisnis Seagate dan harus mengevaluasi transportasi alternatif, seperti angkutan bandara dan taksi sebelum memilih untuk menyewa mobil.

3.2. Mobil Ukuran Menengah Atau Lebih Kecil. Semua pelancong diharapkan untuk menyewa mobil ukuran menengah atau lebih kecil. Kontraktor bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tarif sewa yang tepat dikenakan pada saat penyewaan.

3.3. Opsi Bahan Bakar. Pelancong harus menolak semua pembelian opsi bahan bakar dan mengembalikan mobil dengan tangki yang penuh dengan bahan bakar. Jika keadaan mencegah pengisian bahan bakar mobil, penjelasan terperinci harus disertakan pada laporan biaya.

3.4. Mobil Pribadi. Pelancong diizinkan untuk menggunakan mobil pribadi mereka untuk bisnis Seagate, dan Seagate akan mengganti biaya jarak tempuh, tol, dan parkir aktual. Di AS, jarak tempuh akan diganti pada jarak tempuh standar IRS. Di semua negara lain, jarak tempuh akan diganti pada tarif negara setempat. Kontraktor bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pelancong yang menggunakan mobil pribadi memiliki semua lisensi yang tepat, asuransi, dan izin untuk kendaraan.

3.5. Transportasi dari Rumah ke Bandara. Pelancong dapat menggunakan layanan antar-jemput untuk transportasi pulang pergi dari rumah pelancong ke bandara jika biaya lebih rendah daripada total biaya tunjangan jarak tempuh ditambah parkir bandara. Jika mobil pribadi digunakan untuk perjalanan ke bandara, pelancong harus menggunakan parkir jangka panjang.

3.6. Penggunaan Layanan Taksi. Di AS, biaya harian kumulatif untuk layanan taksi tidak boleh melebihi biaya penyewaan mobil.

3.7. Pelanggaran Kendaraan dan Denda. Seagate tidak akan mengganti Kontraktor untuk denda lalu lintas apa pun, tiket parkir, atau pelanggaran kendaraan lain. Tidak ada pengecualian untuk persyaratan ini.

4. PENGINAPAN SEMALAM

4.1. Akomodasi. Jika bisnis Seagate memerlukan penggunaan penginapan semalam, Kontraktor harus menggunakan akomodasi kamar single dengan harga sedang. Departemen Perjalanan Perusahaan Seagate telah melakukan negosiasi tarif hotel perusahaan di kebanyakan kota besar. Kontraktor diharapkan untuk menggunakan tarif ini kecuali jika tarif yang lebih rendah tersedia untuk Kontraktor. Jika Kontraktor membayar tarif yang lebih tinggi daripada yang disetujui, maka Seagate tidak akan mengganti selisih harga. Preferensi untuk hotel karena program pelancong yang sering tidak pernah harus menerima prioritas di atas penghematan biaya bagi Seagate.

4.2. Pembatalan. Jika ada reservasi yang harus dibatalkan atau diubah, maka Kontraktor bertanggung jawab untuk memastikan reservasi tersebut dibatalkan atau diubah secara tepat waktu untuk menghindari biaya "tidak hadir". Seagate tidak akan mengganti biaya "tidak hadir" yang timbul akibat kegagalan untuk segera membatalkan atau mengubah setiap reservasi.

4.3. Penggunaan Rumah Pribadi. Dalam beberapa kasus, mungkin nyaman atau diperlukan untuk menggunakan rumah pribadi milik keluarga atau teman saat bepergian dalam menjalankan bisnis Seagate. Seagate akan mengganti biaya hingga US$50 per hari untuk penggunaan rumah pribadi.

5. MAKANAN

5.1. Makanan Perjalanan. Seagate akan mengganti biaya makan aktual dan wajar ketika perjalanan semalam diperlukan untuk melakukan bisnis Seagate atau ketika perjalanan satu hari membawa pelancong ke luar lokasi kerja normalnya. Penggantian ini termasuk sarapan jika pelancong diharuskan untuk meninggalkan rumah lebih dari dua jam lebih awal dari biasanya dan makan malam jika pelancong tidak bisa secara wajar pulang hingga dua jam atau lebih setelah jam kerja normal. Biaya makan yang "wajar" tergantung pada lokasi perjalanan dan nilai tukar yang berlaku.

5.2. Makanan dan Hiburan selama Bisnis. Semua biaya makan dan hiburan (selain makanan perjalanan yang dijelaskan di atas) harus disetujui oleh Seagate terlebih dahulu. Setiap makanan non-perjalanan atau biaya yang melebihi US$500 harus disetujui oleh WP Senior atau di atasnya.

5.3. Kuitansi. Kuitansi diperlukan untuk setiap satu makan seharga US$50 atau lebih. Jika kuitansi tidak diberikan bersama Laporan Biaya, maka Seagate tidak akan mengganti biaya lebih dari US$50. Semua kuitansi harus dicantumkan dengan nama penerbit kuitansi. Tanggal dan jumlah biaya juga harus dicantumkan, tetapi tidak selalu perlu dicantumkan.

5.4. Daftar Peserta. Daftar peserta harus diserahkan dengan permintaan untuk semua penggantian biaya makan dan hiburan.

6. LAPORAN BIAYA DAN PENGGANTIAN

6.1. Kuitansi Asli. Semua kuitansi harus dicantumkan dengan nama penerbit kuitansi. Tanggal dan jumlah biaya harus dicantumkan, tetapi tidak selalu perlu dicantumkan. Jika kuitansi asli hilang, pernyataan kartu kredit dapat digunakan. Dokumentasi berikut harus disertakan dengan setiap laporan pengeluaran:

  • Tiket pesawat - faktur, e-tiket, atau salinan tiket pesawat penumpang asli, terlepas dari jumlah.
  • Sewa mobil - kuitansi sewa asli, terlepas dari jumlah.
  • Penginapan - kuitansi penginapan asli, terlepas dari jumlah.
  • Makanan - kuitansi makanan asli untuk setiap satu makan seharga US$50 atau lebih.
  • Biaya lain-lain - untuk semua biaya lain-lain, kuitansi asli harus diberikan untuk setiap satu item seharga US$50 atau lebih.

6.2. Penjelasan tentang Pengecualian. Laporan biaya harus menyertakan penjelasan tentang pengeluaran apa pun yang tidak diberikan kuitansi, seperti makanan dengan biaya kurang dari US$50. Laporan biaya juga harus menyertakan penjelasan tentang penyimpangan apa pun terhadap kebijakan, seperti penggunaan agen perjalanan, penginapan, atau penyedia transportasi yang tidak sah.

6.3. Biaya yang Tidak Dapat Diganti. Seagate tidak akan mengganti item berikut dalam keadaan apa pun:

  • Asuransi penerbangan
  • Biaya asrama untuk hewan peliharaan
  • Biaya penitipan bayi
  • Transportasi antara rumah dan kantor pada hari kerja biasa
  • Tiket lalu lintas atau parkir
  • Biaya program pelancong yang sering
  • Biaya asuransi perjalanan atau sewa mobil tambahan
  • Sistem navigasi di mobil sewaan
  • Biaya keterlambatan kartu Perusahaan
  • Biaya keanggotaan klub penerbangan
  • Film di dalam ruangan
  • Barang-barang pribadi yang hilang, dicuri, atau rusak saat bepergian
  • Obat atau resep
  • Transportasi, bea, pajak, dan biaya lain yang berkaitan dengan pengiriman barang pribadi.

7. PERSYARATAN PENGAWASAN PABEAN DAN EKSPOR

7.1. Daftar Embargo AS. Semua pelancong dilarang bepergian untuk tujuan bisnis ke negara yang diidentifikasi dalam daftar embargo AS.

7.2. Pernyataan Pabean. Peraturan pemerintah mungkin memerlukan pernyataan barang dagangan, data teknis, atau mata uang apa pun yang diekspor dan diimpor. Kontraktor bertanggung jawab untuk mematuhi semua peraturan pemerintah dan menyatakan semua item yang dibawa pada pihak pabean setempat sebelum keberangkatan dan sesudah kedatangan. Di kebanyakan kasus, pelancong yang tiba di negara asing akan diminta untuk mengisi formulir pernyataan pabean sebelum masuk. Semua pelancong diminta untuk menyatakan dengan benar semua item (termasuk data teknis) yang dibawa ke negara asing mana pun.

7.3. Pelanggaran. Tidak ada pengecualian terhadap persyaratan pengawasan pabean dan ekspor. Pelanggaran apa pun terhadap peraturan pemerintah dapat menyebabkan Kontraktor dan pelancong individu terkena sanksi perdata atau pidana, termasuk denda, penjara, pengusiran, penyitaan barang, atau kehilangan lisensi impor dan ekspor. Pelanggaran juga dapat menyebabkan Kontraktor atau Seagate terkena publisitas yang merugikan. Pelanggaran apa pun akan dianggap sebagai pelanggaran yang bersifat tidak bisa disembuhkan dan material terhadap kontrak dengan Seagate.

Terakhir diperbarui 22 Januari 2010