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Altre attività Cosa fare o non fare per organizzare i file digitali

Per rendere più efficiente il lavoro e la vita più semplice è necessaria una buona organizzazione dei file su tutti i dispositivi

Cosa fare o non fare per organizzare i file digitali

Di questi tempi, chiunque possiede milioni di file digitali memorizzati su più dispositivi. Abbiamo grandissime quantità di contenuto da sfogliare: file musicali, foto, documenti di lavoro o di scuola, file finanziari e di qualsiasi altro tipo. Quando si cerca un file con le funzioni "Cerca" o "Trova" su un computer o un tablet, generalmente si ottiene una lunghissima lista di possibili corrispondenze, ma non il file che si sta cercando. La ricerca si basa sui nomi descrittivi dei file e sulle parole chiave utili all'interno dei file. Se si desidera trovare velocemente i file dopo averli creati e memorizzati, è necessario adottare un sistema per l'organizzazione.

I sistemi di organizzazione digitale possono dipendere dallo stile personale, ma esistono alcuni fondamenti universali in grado di aiutare chiunque nell'organizzazione dei propri file.

  • Non salvare tutti i file per poi cancellarli più avanti senza criterio. Se non si salvano troppi file, non sarà necessario organizzarli. Cancellare i duplicati, liberarsi di vecchi file non utilizzati ed evitare di scaricare gli allegati di tutti i messaggi e-mail. Ad esempio: quando si scatta delle foto, cancellare gli scatti sfocati, le raffiche di foto e comunque gli scatti non riusciti, prima o durante l'importazione delle immagini sul computer. 
  • Nominare i file in modo coerente e dettagliato. Immaginiamo ad esempio di essere alla ricerca di un impiego e di dover inviare il proprio curriculum, ma sul PC portatile si trovano solo file chiamati "curriculum.doc", "curriculum1.docx" e "curriculum2.docx". Anziché perdere tempo per aprire tutti i file per individuare la versione più recente e pertinente, occorre nominarli in modo diverso. Utilizzare date e parole chiave nei nomi dei file per ordinare i documenti, come ad esempio "curriculum-2014-01-05.docx" o" curriculum-2014-compsci.doc". Adottare questo sistema renderà più efficiente anche la ricerca dei file.
  • Non creare un sistema di cartelle troppo complicato, non sono necessarie tantissime cartelle e sottocartelle per mantenere organizzato il contenuto. Se non tutti i file sono in una gigantesca cartella "Documenti", probabilmente è già stato fatto il primo passo nella memorizzazione digitale. Creare cartelle per ogni principale tipo di file o per progetto su cui si lavora con più frequenza, utilizzare qualsiasi criterio consenta di identificare i dati.
  • Salvare i nuovi file nel giusto percorso immediatamente, utilizzare coerentemente il sistema di archiviazione con ogni file, in ogni momento. Assicurarsi di posizionare le nuove foto, musica e documenti nelle cartelle appropriate quando si fa clic su "Salva" e "Scarica". Abituandosi a questo sistema sarà possibile mantenere organizzato il contenuto.
  • Utilizzare collegamenti intelligenti. Esiste un foglio di calcolo cui si accede frequentemente? Si scarica della musica sempre nello stesso percorso su un'unità di backup? Creare collegamenti o alias di quello specifico file o cartella e posizionarlo sul desktop del computer. Un altro metodo utile consiste nel tenere i file o le cartelle originali organizzati per data o parola chiave in un posto, potendoli comunque raggiungere con un clic.

Con una migliore organizzazione è possibile cercare e visionare i file con ogni dispositivo e con strumenti come l'applicazione Media di Seagate, che consente di organizzare automaticamente i file per tipo, in modo da poter facilmente guardare film o foto, ascoltare musica o visionare documenti. L'applicazione Media funziona con il sistema Central di Seagate, il dispositivo Wireless Plus, e l'unità Fuel di LaCie e consente la sincronizzazione wireless con tablet, smartphone e computer.

- Autore: Trystan L. Bass

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