1. 一般規定要件
1.1. 目的すべてのシーゲイトのコンサルタント、契約者、および外部代理人は、出張および交際費を管理する責任があるものとし、シーゲイトからの費用に対する弁済を求める際には分別をもって行うものとします。
1.2. 範囲本規定は、シーゲイトにより弁済される費用の負担を許可されているすべての契約者および契約者の要員を対象としています。本規定は全世界規模で適用されます。アメリカ合衆国以外の活動については、各国内現地の要求に応じて本規定に追加条件が適用される、または本規定が修正される場合があります。
1.3. 承認本規定では契約者にシーゲイトの代理としていかなる費用を負担することを承認していません。本規定は、承認される場合において、弁済される費用の種類、および弁済を取得するための手順を定義するものです。すべての契約者は、いずれの出張または交際費を負担する以前にあらかじめシーゲイトからの承認を取得する、および当初の承認以後に費用にいかなる変更がある場合は再度承認を取得する必要があります。
1.4. 規定特例本規定におけるいずれの特例は、逸脱とみなされ、US$500までの逸脱に関してはシーゲイトの責任あるバイス・プレジデントの、US$500を超える逸脱に関してはシニア・バイス・プレジデントの書面による承認が必要になります。注意： 車両違反または税関および輸出管理要件の違反に対する特例はありません。
2. 航空機による出張
2.1. 論理的最低航空運賃航空機を使用して出張する契約者要員は、論理的最低航空運賃の航空便を受け入れるものとします。「論理的最低」航空運賃とは、契約者は以下の要件を満たすより安価な航空便が利用可能である場合、より高価な航空便を使用できないことを意味します。
- 出発または到着時間に2時間を超える差がない。
- 片道における合計飛行時間に2時間を超える差がない。
- 各片道において2回以上の追加的乗り継ぎ（着陸）が追加されない。
- 往復航空券の費用が少なくとも20%以上（最低US$100）の節約となる。
- 代替航空会社または空港（地域割引航空会社または第2次空港）が利用可能である。
2.2. 飛行機のクラスすべての出張者は、事前に適切なシニア・バイス・プレジデントから特例を取得している場合を除き、普通席またはエコノミー・クラスを利用するものとします。
- 出張者がシーゲイトのバイス・プレジデント以上と、そのバイス・プレジデントと共にシーゲイトのビジネスを行う目的において出張する際には、出張者はビジネスまたはファーストクラスの利用が可能な場合があります。この特例は、当該バイス・プレジデントから要求がある場合にのみ利用可能であり、事前に適切なシニア・バイス・プレジデントの承認が必要です。
- 出張者がビジネスまたはファースト・クラスを利用の顧客または潜在顧客と共に移動する際には、出張者はビジネスまたはファーストクラスの利用が可能な場合があります。この特例には、事前に適切なシニア・バイス・プレジデントの承認が必要です。
2.3. 未承認のアップグレード事前の書面によるシニア・バイス・プレジデントの承認を得ずに行われた、より上のクラスのサービスへの航空券のアップグレードは個人負担費とみなされ、シーゲートからの弁済は行われません。
2.4. 未承認のダウングレード出張者は航空券をダウングレードし、個人の旅費を助成したり、同伴者の旅費を助成することはできません。航空会社がいずれの理由で航空券をダウングレードする場合、その払戻金はシーゲイトに返金するものとします。
2.5. 予約のキャンセルおよび変更航空券が発行された後、出張がキャンセルまたは変更になる場合、個々の出張者は、元の航空券の金額が払い戻されまたは記録され、以後の出張に使用されることを保証する義務があるものとします。
2.6. フリークエント・トラベラー・プログラム契約者は、個人のフリークエント・トラベラー・プログラムを通じてマイレージ・ポイントまたはその他の特典を蓄積することが許されますが、いずれのプログラムの会員であることまたは特典に基づき旅行業者を選択することは禁止されています。
2.7. チャーター/個人航空機すべての航空機チャーターの要請、および個人または企業航空機使用の要請は、シーゲイトの社長、最高財務責任者、または最高経営責任者による書面の承認が必要になります。
2.8. 団体出張10人以上の出張者がシーゲイトのビジネスを実施する目的において同じ目的地に行く場合、契約者は、シーゲイトの企業旅行管理組織と連携し、航空会社、宿泊施設および地上交通供給者との契約交渉を行うものとします。団体出張の詳細については、米国カリフォルニア州スコッツバレーに所在のシーゲイトの企業旅行管理組織にお問い合わせ下さい。
3. 地上交通
3.1. 代替交通手段の使用契約者はシーゲイトのビジネスに従事している際は、もっとも費用効率の良い地上交通を利用し、レンタカーを借りる選択をする以前に、空港シャトルバスやタクシーなどの代替交通手段を評価する必要があります。
3.2. 中型サイズ以下の車すべての出張者は、中型サイズ以下のレンタカーを借りるものとします。契約者は、適切なレンタル料金が請求されることをレンタル時に確認する責任があるものとします。
3.3. 燃料オプション出張者は、すべての燃料オプションの購入を辞退し、燃料を満タンにしてレンタカー返却するものとします。状況により燃料の給油ができない場合は、詳細な説明を費用報告書に含めるものとします。
3.4. 個人自動車出張者は、個人の自動車をシーゲイトのビジネスに際し使用することが許されており、シーゲイトは、実際の走行距離、通行料金、およびパーキング費用を弁済するものとします。米国内では、走行距離はIRS（米内国歳入局）標準走行距離で弁済されます。その他すべての国では、走行距離は現地国のレートにて弁済されます。契約者は、個人自動車を使用するすべての出張者が適切な免許証、保険および車両許可証を有していることを確認する責任があるものとします。
3.5. 自宅から空港への交通手段出張者は、走行手当および空港パーキングの合計費用よりも費用が低い場合、出張者の自宅から空港までの往復交通手段にシャトル・サービスの利用が可能です。個人車を空港までの移動に使用する場合、出張者は長期パーキングをしようするものとします。
3.6. タクシーの利用米国内において、タクシー利用の累積日額経費はレンタカー費用を超過しないものとします。
3.7. 車両違反および罰金シーゲイトは、契約者に対し交通違反の罰金、駐車違反切符、またはその他の車両違反に関する弁済は行わないものとします。この要件に対する特例はありません。
4. 宿泊施設
4.1. 宿泊設備シーゲイトのビジネスにおいて宿泊施設の利用が要求される場合、契約者は、適度な価格のシングル・ルームの宿泊設備を使用するものとします。シーゲイト企業旅行部門には、ほとんどの主要都市において企業レートの適用が可能なホテルが準備されています。契約者は、より低いレートを契約者が利用可能である場合を除き、これらのレートを使用するものとします。承認されているものより高いレートを契約者が支払う場合、シーゲイトはその価格差分についての弁済を行わないものとします。フリークエント・トラベラー・プラグラムを理由とするホテルの選好は、シーゲイトに対する経費削減に優先しないものとします。
4.2. キャンセルいずれの予約をキャンセルまたは変更しなければならない場合、契約者は予約を時宜に即してキャンセルまたは変更し、予約をキャンセルしなかったために発生する罰金を避けることを保証する責任があるものとします。シーゲイトでは、いずれの予約を適切にキャンセルまたは変更しかったために発生する罰金についての弁済は行わないものとします。
4.3. 個人宅の利用特定の場合において、シーゲイトのビジネスにおける出張時に親戚または友人の個人宅の使用が便利または必要なことがあります。個人宅の利用に際し、シーゲイトは1日あたりUS$50までの弁済を行うものとします。
5. 食事
5.1. 出張時の食事シーゲイトのビジネスを実施するにあたり宿泊の発生する出張が必要である場合、または出張者がその通常の勤務場所外に行かなければならない日帰り出張の場合、シーゲイトは実際かつ妥当な食事費用を弁済するものとします。これには、出張者が通常より2時間以上早く自宅を出る必要がある場合は朝食、および出張者が通常の勤務時間後2時間以上まで合理的に帰宅できない場合は夕食が含まれるものとします。「合理的な」食事費用は、出張先および現行の換算レートにより異なります。
5.2. ビジネスの会食および接待すべての会食および接待費用（上述の出張時の食事以外の）には事前にシーゲイトによる承認を必要とするものとします。いずれのUS$500を超える出張時以外の食事代または費用にはシニア・バイス・プレジデント以上の承認が必要となります。
5.3. 領収書US$50以上のいずれの1回の食事には領収書が必要になります。費用報告書と共に領収書が提出されない場合、シーゲイトはUS$50を超える金額の弁済は行わないものとします。すべての領収書には、利用施設名が印字されている必要があります。日付および費用金額の記載は必要ですが、印字みされている必要はないものとします。
5.4. 出席者リストすべての会食および接待費用の弁済要求と併せて出席者のリストを提出する必要があります。
6. 費用報告書および弁済
6.1. 領収書原本すべての領収書には、利用施設名が印字されている必要があります。日付および費用金額の記載は必要ですが、印字されている必要はないものとします。領収書原本を紛失する場合には、クレジットカードの明細を利用できるものとします。各経費報告書には、以下の書類を添付するものとします。
- 航空券 - 金額に関わらず、請求書、Eチケット、または航空券の搭乗者控えの原本
- レンタカー - 金額に関わらず、レンタル領収書の原本
- 宿泊 - 金額に関わらず、宿泊領収書の原本
- 食事 - US$50以上のいずれの1回の食事の領収書原本
- その他の費用 - その他のすべての費用について、US$50以上のいずれの単一項目/商品の領収書原本を提出するものとします。
6.2. 特例の説明US$50未満の食事など、領収書を提出しないいずれの費用に関する説明を費用報告書に含めるものとします。また、費用報告書には、未承認の旅行代理店、宿泊施設、または交通手段の使用など、いずれの規定からの逸脱に関する説明を含めるものとします。
6.3. 払戻不能費用シーゲイトは、いかなる状況においても、以下の項目に対する弁済は行わないものとします。
- 航空保険
- ペットの旅費
- ベビーシッター費用
- 通常勤務日における自宅と事務所間の交通費
- 交通および駐車違反切符
- フリークエント・トラベラー・プログラム費用
- 旅行またはレンタカー保険の追加費用
- レンタカーのナビゲーション・システム利用料
- 法人カードの延滞料
- 航空会社クラブ会員費
- 室内鑑賞映画
- 出張中に紛失、盗難、または損傷にあった私物
- 薬剤または処方箋
- 私物の発送に関連する輸送費、税金、およびその他の費用
7. 税関および輸出管理要件
7.1. 米国通商禁止リストすべての出張者は、米国通商禁止リストで特定される国への事業目的による渡航を禁じられています。
7.2. 税関申告政府規制によりいずれの輸出入される商品、技術データまたは通貨の申告が要求される場合があります。契約者は、すべての政府規制に従い、すべての持ち運ぶ品目を現地の税関当局に出発前および到着後に申告する義務があるものとします。多くの場合、外国に到着する出張者は、入国前に税関申告書の記入を求められます。すべての出張者は、いずれの外国に手荷物として持ち込むすべての品目（技術データを含む）を適切に申告する必要があります。
7.3. 違反税関および輸出管理要件に関する特例は認められていません。政府規制のいずれの違反により、契約者およびその個々の出張者は、罰金、収監、除籍、物品の没収、または輸出入許可の喪失を含む民事または刑事処罰の対象となることがあります。また、違反により契約者またはシーゲイトの評判に悪影響を及ぼす場合があります。いずれの違反は、矯正不能な重大なシーゲイトとの契約違反とみなさるものとします。
最終更新日： 2010年1月22日