기업 출장 정책


 

1. 일반 정책 요건

1.1. 목적. 모든 Seagate 컨설턴트, 계약자 및 외부 담당자는 출장 및 접대 비용을 제한해야 할 책임이 있으며 Seagate로부터 지원 금액을 요청 받는 경우 적절한 판단을 내려야 할 역할을 맡고 있습니다.

1.2 범위. 본 정책은 Seagate가 지원하는 비용을 사용하도록 허용되는 모든 계약자 및 개인 계약자를 포함합니다. 본 정책은 전 세계적으로 적용됩니다. 또한 미국 이외의 국가에 있는 기업의 경우 각 국가 내의 지역 정책에 대한 요건을 충족시키도록 추가 계약 또는 수정 사항이 적용될 수도 있습니다.

1.3 승인. 본 정책은 Seagate를 대신하여 모든 비용을 지출하는 계약자를 승인하지 않습니다. 본 정책은 승인된 경우 상환받을 수 있는 비용의 종류와 비용을 상환받는 절차를 규정합니다. 모든 계약자는 모든 출장 비용 또는 접대 비용을 지불하기 전 Seagate의 사전 승인이 득해야 하고, 승인을 득한 후 비용 변경 사항이 있다면 재승인을 받아야 합니다.

1.4 정책 예외 사항. 본 정책의 모든 예외 사항은 편차가 고려되며 $500(미화)까지는 책임자인 Seagate 부사장의, $500(미화)를 초과할 시에는 수석 부사장의 서면 동의가 있어야 합니다. 참고: 교통법규 위반 또는 세관 및 수출 통제 요건 위반에 대한 예외 정책은 없습니다.

2. 항공 출장

2.1 가장 저렴한 지역 항공 요금. 항공 회사를 통한 계약자의 개인 출장은 최저가 지역 항공 요금을 이용해야 합니다. “최저가 지역” 항공 요금은 다음 요건을 충족하는 보다 저렴한 항공편이 있는 경우 계약자가 그보다 비싼 항공비를 지출할 수 없음을 의미합니다.

  • 출발 또는 도착 시간이 2시간을 초과하여 변경되지 않는 경우
  • 편도 비행 시간이 2시간을 초과하여 늘어나지 않는 경우
  • 편도당 2곳 이상의 경유지가 추가되지 않는 경우
  • 왕복 항공 비용을 20% 이상(최소 $100(미화)) 절약할 수 있는 경우
  • 대체 항공 회사 또는 공항(예: 지역 할인 항공 회사 또는 제 2공항)을 사용할 수 있는 경우

좌석 등급. 해당 수석 부사장의 사전 승인이 없는 한 모든 출장자는 일반석 또는 보통석에서 비행해야 합니다.

  • Seagate 사업 수행을 위해 Seagate 부사장 이상의 임원과 함께 이동하는 출장자는 이등석 또는 일등석에 탑승할 수 있습니다. 이러한 예외 사항은 부사장의 요청이 있을 경우에만 가능하며 해당 수석 부사장의 사전 승인을 득해야 합니다.
  • 또한 이등석 또는 일등석에 탑승하여 이동하는 당사의 고객 또는 잠재 고객과 동행하는 출장자는 이등석 또는 일등석에 탑승할 수 있습니다. 이 경우는 해당 수석 부사장의 사전 승인이 있어야 합니다.

미승인된 항공권 상향 조정. 수석 부사장의 사전 서면 승인 없이 더 좋은 좌석의 항공권으로 조정하려면 개인 비용을 지불해야 하고 Seagate에서는 이 비용을 상환해주지 않습니다.

미승인된 항공권 하향 조정. 출장자는 개인이나 동행자의 출장 비용의 일부를 횡령하기 위해 항공권을 하향 조정할 수 없습니다. 항공 회사에서 어떠한 이유로든 항공권을 강제로 하향 조정하는 경우 환불액은 Seagate가 받아야 합니다.

예약 취소 또는 변경. 항공권 발행 후 취소를 해야 하거나 변경해야 하는 경우 개인 출장자는 본래 표값을 환불 받고 Seagate에 반환하거나 서류로 기록하고 이를 다음 출장시 사용해야 할 책임이 있습니다.

출장이 잦은 출장자를 위한 프로그램. 계약자는 카드에 마일리지를 적립하고 출장이 잦은 출장자를 위한 개인 프로그램에서 제공되는 기타 혜택을 받을 수 있지만 개인이 소지한 멤버십이나 프로그램 혜택을 바탕으로 하여 직접 서비스 제공업체를 선택할 수는 없습니다.

전세/개인 항공기. 모든 항공기 전세 요청 및 개인 또는 회사 항공기 사용 요청은 Seagate 사장, CFO 또는 CEO가 서면으로 승인해야 합니다.

2.8. 단체 출장. Seagate 사업 업무를 수행할 목적으로 열 명 이상의 출장자가 동일한 행선지로 가는 경우 계약자들은 항공사, 숙소 및 육로 교통 공급업체와의 계약 협상에 대해 Seagate의 기업 출장 부서와 의견을 조율해야 합니다. 단체 출장에 대한 자세한 내용은 미국 캘리포니아주 스코츠 밸리에 있는 Seagate의 기업 출장 부서에 문의하십시오.

육로 교통 수단

대체 교통 수단 이용. 계약자는 Seagate 업무를 수행하는 동안 가장 저렴한 지상 교통 수단을 사용해야 하며 자동차를 렌트해야만 하는 상황 전까지 사용할 수 있는 공항 셔틀 버스, 택시와 같은 대체 교통 수단을 고려해야 합니다.

중형 또는 소형차 이용. 모든 출장자는 중형 또는 소형차를 렌트해야 합니다. 계약자는 렌트 비용이 적절한지 확인해야 할 책임이 있습니다.

연료 선택. 출장자는 연료 구입 비용을 줄여야 하고 연료 탱크에 연료를 가득 채워 차를 반납해야 합니다. 차에 연료를 넣지 못 하는 상황이라면 지출 보고서에 상세한 설명을 기록해야 합니다.

개인 자동차 이용. 출장자는 Seagate 업무를 목적으로 개인 자동차를 사용할 수 있으며 Seagate는 실제 주행 거리, 통행료 및 주차비를 산정하여 지급합니다. 미국에서는 IRS 표준 주행 거리를 바탕으로 비용이 지원됩니다. 그 외의 모든 나라에서는 해당 국가의 규정에 따라 지원됩니다. 계약자는 개인 자동차를 사용하는 모든 출장자가 공식 면허증이 있고 보험을 들었는지 확인해야 할 책임이 있으며, 확인 후 차량을 사용하도록 승인합니다.

집에서 공항까지 교통 수단. 출장자는 자신의 집과 공항을 왕복하는 데 개인 차량을 사용했을 때의 주행 거리 비용과 공항 주차비를 합한 비용보다 셔틀 버스비가 더 저렴한 경우 셔틀 버스를 이용할 수 있습니다. 개인 자동차로 공항까지 이동한다면 출장자는 장기 주차 서비스를 이용해야 합니다.

택시 이용. 미국에서는 택시 탑승 일일 누적 비용이 자동차 렌트비를 초과하지 않아야 합니다.

교통 법규 위반 및 벌금. Seagate는 모든 교통 범칙금, 주차비 또는 기타 교통 법규 위반에 관련된 벌금을 일체 지원하지 않습니다. 어떠한 경우에라도 예외는 없습니다.

야간 숙박

숙박. Seagate 업무 출장시 야간 숙박을 해야 하는 경우 계약자는 알맞은 비용의 싱글 룸으로 숙박을 해야 합니다. Seagate 기업 출장 부서는 많은 주요 도시에 있는 기업 호텔과 비용을 협상해 왔습니다. 계약자가 더 저렴한 비용으로 서비스를 이용할 수 없다면 당사와 협의된 비용으로 숙박해야 합니다. 계약자가 승인된 비용보다 높은 등급의 호텔을 이용할 경우 Seagate는 차액을 지급하지 않습니다. 출장이 잦은 출장자를 위한 프로그램에서 특정한 호텔을 선택하는 것은 어떠한 경우에도 Seagate의 비용 절감 측면보다 우위할 수 없습니다.

숙박 예약 취소. 숙박 예약 취소 또는 변경시 계약자는 "하루치 숙박 비용"을 물지 않는 적절한 시간에 예약을 취소 또는 변경해야 할 책임이 있습니다. Seagate는 당사자의 게으름으로 인해 숙박 예약을 취소 또는 변경하지 못한 경우 지출되는 "하루치 숙박 비용"을 지급하지 않습니다.

친인척집에서 숙박. 일부 경우에는 Seagate 업무 수행으로 인한 출장시 개인적인 친인척집에서 숙박할 수 있습니다. Seagate는 친인척집에 있는 동안 일당 $50(미화)까지 지급합니다.

식사

출장 중 식사. Seagate 업무 수행시 숙박이 필요한 출장을 해야 하거나 근무지를 벗어난 곳에서 당일 출장을 해야 하는 경우 Seagate는 실제적이며 합당한 식사 비용을 지원합니다. 또한 출장자가 평소보다 두 시간 이상 일찍 집에서 나와야 할 필요가 있을 때의 아침 식사와 정규 업무 시간 후 두 시간 이상이 지날 때까지 귀가할 수 없을 때의 저녁 식사도 포함됩니다. “합당한” 식사 비용은 출장 장소와 주요 변동 환율에 따라 다릅니다.

사업상 식사 및 접대 비용. 모든 식사 및 접대 비용(위에서 명시된 출장 중 식사 비용 외)은 Seagate의 사전 승인이 있어야 합니다. 출장에 포함되지 않는 식사 비용 또는 지출이 $500(미화)를 초과하는 경우에는 수석 부사장 이상의 승인이 있어야만 지급이 됩니다.

식사 영수증. 식사 영수증은 한 사람의 식사 비용이 $50(미화) 이상일 때 필요합니다. 지출 보고서에 영수증이 없는 경우 Seagate는 $50(미화)를 초과한 비용을 지급하지 않습니다. 모든 영수증에는 상호명이 인쇄되어 있어야 합니다. 또한 영수증에는 결제 날짜 및 금액도 명시되어 있어야 하지만 인쇄본일 필요는 없습니다.

참석자 목록. 모든 식사 비용 및 접대 비용에 대한 지급 금액을 요청할 때 참석자 목록을 함께 제출해야 합니다.

지출 보고서 및 비용 지급

영수증 원본. 모든 영수증에는 상호명이 인쇄되어 있어야 합니다. 또한 영수증에는 결제 날짜 및 금액도 명시되어 있어야 하지만 인쇄본일 필요는 없습니다. 영수증 원본을 분실한 경우 신용 카드 명세서로 대체할 수 있습니다. 각 지출 보고서에 다음 문서가 포함되어야 합니다.

  • 항공권 - 송장, 전자 항공권 또는 원본 항공권의 좌석 사본(금액 상관 없음)
  • 자동차 렌트 영수증 - 원본 자동차 렌트 사본(금액 상관 없음)
  • 숙박 영수증 - 원본 숙박 영수증(금액 상관 없음)
  • 식사 영수증 - 한 사람의 식사 비용이 $50(미화)을 초과한 원본 영수증
  • 기타 지출 영수증 - 모든 기타 지출의 경우 $50(미화) 이상의 단일 품목에 대한 원본 영수증

예외 지출 보고. 예외 지출 보고에는 $50(미화) 미만의 식사와 같이 영수증이 없는 비용이 기록되어 있어야 합니다. 또한 예외 지출 보고에는 미승인 여행사, 숙박 업체 또는 교통 서비스 회사에 지출한 비용과 같이 정책에서 벗어난 비용에 대한 설명도 기록되어야 합니다.

비지급 지출건. Seagate는 모든 경우에 다음 항목에 대한 비용을 지급하지 않습니다.

  • 항공 보험 비용
  • 애완 동물 숙박 비용
  • 베이비 시터 비용
  • 정상 근무일에 집과 사무실을 오고 가는 교통 수단 비용
  • 교통비 범칙금 또는 주차 위반 비용
  • 출장이 잦은 출장자 프로그램 비용
  • 추가 여행 또는 자동차 렌트 보험 비용
  • 렌트 자동차의 네비게이션 시스템 비용
  • 회사 카드 연체 비용
  • 항공사 클럽 멤버십 비용
  • 객실 내 영화 관람 비용
  • 출장 중 개인 용품 분실, 도난 또는 손상과 관련된 비용
  • 약 또는 처방약 비용
  • 교통 수단, 세관, 세금 및 기타 소지품 배송에 관련된 비용

세관 및 수출 통제 요건

미국 금지 목록. 모든 출장자는 미국의 금지 목록에 있는 나라에 업무 목적으로

세관 신고. 정부의 규제 조치는 물품, 기술 자료 또는 수출 및 수입되는 통화에 대한 세관 신고를 필요로 할 수 있습니다. 계약자는 정부의 모든 규제 조치를 따르고 출국 전 및 입국 후 지역 관세 승인으로 운송되는 모든 물품에 대한 세관 신고를 해야 할 책임이 있습니다. 대부분의 경우 출장자는 외국에 도착하면 입국 전 세관 신고서를 기입하라는 요청을 받습니다. 모든 출장자는 외국으로 가져가는 모든 물품(기술 자료 포함)에 대해 올바르게 세관 신고를 해야 할 필요가 있습니다.

위반. 관세 및 수출 통제 요건에 대한 예외 정책은 없습니다. 정부의 규제 조치 위반은 계약자 및 각 출장자가 벌금, 실형, 추방, 물품 몰수 또는 수입 및 수출 신고필증을 포함하는 민사 또는 형사 벌금을 받는 대상이 될 수 있습니다. 또한 계약자 또는 Seagate에 불리한 평판을 초래할 수도 있습니다. 모든 위반은 Seagate와의 계약에 대해 회복 불가능하며 중대한 위반으로 간주됩니다.

최종 개정일: 2010년 1월 22일