Política de viajes corporativos


 

1. REQUISITOS GENERALES DE LA PÓLIZA

1.1. Propósito. Todos los consultores, contratistas y representantes externos de Seagate son responsables de controlar los gastos de viaje y entretenimiento y se espera que usen su buen juicio al solicitar el reembolso de Seagate.

1.2. Alcance. Esta póliza cubre a todos los contratistas y al personal contratista que están autorizados a incurrir en gastos que Seagate reembolsará. Esta póliza se aplica en todo el mundo. Para operaciones fuera de los Estados Unidos, esta póliza puede estar sujeta a términos adicionales o modificaciones para cumplir con las necesidades locales en cada país.

1.3. Autorización. Esta póliza no autoriza al Contratista a incurrir en gastos en nombre de Seagate. Esta póliza define el tipo de gastos que puede reembolsarse, si está autorizado, así como los procedimientos para obtener los reembolsos. Todos los contratistas deberán obtener una autorización previa de Seagate antes de incurrir en cualquier gasto de viaje o entretenimiento y deberán obtener una nueva autorización si existiera algún cambio en los gastos después de la autorización original.

1.4. Excepciones de la póliza. Cualquier excepción a la presente póliza se considerará una desviación y se necesitará la aprobación escrita del Vicepresidente de Seagate responsable de las desviaciones de hasta USD500 o de un Vicepresidente Senior o alguien superior a éste responsable de las desviaciones que exceden USD500. NOTA: No hay excepciones para violaciones de vehículos o para violaciones de requisitos aduaneros y de control de exportación.

2. VIAJE AÉREO

2.1. Tarifa lógica más baja. Se espera que el personal del contratista que viaja por vía aérea acepte vuelos con la tarifa lógica más baja. La “tarifa lógica más baja” quiere decir que el Contratista no podrá usar un vuelo más costoso si hay un vuelo menos costoso disponible que cumple con los siguientes requisitos:

  • No cambia la hora de salida o llegada por más de 2 horas.
  • No incrementa el tiempo de viaje transcurrido total de ida en más de 2 horas.
  • No agrega más de una escala adicional en cada trayecto.
  • Ofrece ahorro de por lo menos 20% o más (mínimo USD100.) del costo del boleto aéreo de ida y vuelta.
  • Podrá usar compañías alternas o aeropuertos (por ejemplo, compañías de descuento regionales o aeropuertos secundarios).

2.2. Clase de viaje. Todos los contratistas deberán volar en clase turista o económica a menos que el viajero obtenga una excepción previa del Vicepresidente Senior correspondiente.

  • Un contratista podrá viajar en clase ejecutiva o en primera clase cuando viaja con un VP o superior de Seagate con el fin de realizar negocios con el VP de Seagate. Esta excepción sólo está disponible a solicitud de VP y el correspondiente VP Senior deberá aprobarla previamente.
  • Un contratista podrá volar en clase ejecutiva o en primera clase cuando viaje con un cliente o cliente potencial que viaja en clase ejecutiva o en primera clases. Esta excepción deberá aprobarla previamente el correspondiente VP Senior.

2.3. Elevación de categoría no autorizada. La elevación de categoría de los boletos aéreos a una clase más alta de servicio sin la previa aprobación escrita de un VP Senior se considerará como gasto personal y Seagate no lo reembolsará.

2.4. Descenso de categoría no autorizada. Un contratista no podrá bajar la categoría de los boletos aéreos para subvencionar viajes personales o para subvencionar viajes de las personas que acompañan. Si la compañía aérea baja de categoría un boleto por cualquier motivo, deberá devolver el reembolso a Seagate.

2.5. Reservaciones canceladas o modificadas. Si se compra un boleto y luego se cancela o modifica, es responsabilidad de la persona que viaja garantizar que se reembolse o documente el precio del boleto original se reembolse y se use en un futuro viaje.

2.6. Programas para viajeros frecuentes. El contratista podrá acumular créditos en millas y otros beneficios de programas para viajeros frecuentes individuales. Sin embargo, el contratista no podrá seleccionar a los proveedores de viajes basado en la afiliación o en los beneficios de ningún programa.

2.7. Aeronaves de alquiler y personal. El Presidente, los directores financieros o directores generales de Seagate deberán aprobar por escrito todas las solicitudes de alquiler de aeronaves, así como las solicitudes para usar aeronaves personales o corporativas.

2.8. Viajes en grupo. Si diez o más viajeros van al mismo destino con el fin de realizar negocios de Seagate, los Contratistas deberán coordinar con la Administración de viajes corporativos de Seagate para negociar con las aerolíneas, hoteles y empresas de transporte terrestre. Para obtener más información con respecto a los viajes en grupo, por favor, comuníquese con la Administración de viajes corporativos de Seagate en Scotts Valley, California, EE.UU.

3. TRASNPORTE TERRESTRE

3.1. Uso de transporte alterno. El contratista deberá usar el medio de transporte terrestre más rentable mientras realiza negociaciones para Seagate y deberá evaluar alternativas de transporte, tales como autobuses y taxis del aeropuerto, antes de alquilar un vehículo.

3.2. Vehículos de tamaño mediano o más pequeños. Se espera que todos los viajeros alquilen vehículos de tamaño mediano o más pequeños. El contratista es responsable de asegurarse de que la tarifa de alquiler adecuada se cargue al momento del alquiler.

3.3. Opciones de combustible. Los viajeros deberán rechazar todas las compras con opción de combustible y devolver el vehículo con el tanque lleno de combustible. Si las circunstancias impiden el reabastecimiento de combustible de un vehículo, se deberá incluir una explicación detallada en el informe de gastos.

3.4. Automóviles personales. Los viajeros podrán usar sus vehículos particulares para realizar negocios para Seagate y Seagate reembolsará el kilometraje real, peajes y tarifas de estacionamiento. En los Estados Unidos, el kilometraje se reembolsará de acuerdo al kilometraje estándar de IRS. En otros países, el kilometraje se reembolsará según las tasas locales del país. El contratista es responsable de asegurarse de que todos los viajeros que usan vehículos personales tengan las licencias, seguros y permisos correspondientes para los vehículos.

3.5. Transporte desde la casa hasta el aeropuerto. Los viajeros podrán usar los servicios de traslado para el transporte de ida y vuelta desde la casa de un viajero hasta el aeropuerto si el costo es menor que el costo total de la indemnización por kilómetro más el estacionamiento del aeropuerto. Si un vehículo personal se usa para viajar hasta el aeropuerto, el viajero deberá usar un estacionamiento de largo plazo.

3.6. Uso del servicio de taxi. En EE.UU., el gasto diario acumulado por el servicio de taxi no deberá exceder el costo del alquiler de un vehículo.

3.7. Violaciones por vehículos y multas. Seagate no reembolsará al Contratista por multas de tráfico, estacionamiento o cualquier otra violación vehicular. No hay excepción a este requisito.

4. ALOJAMIENTO DURANTE LA NOCHE

4.1. Alojamiento. Si el negocio de Seagate requiere el uso de alojamiento durante la noche, el contratista deberá usar alojamientos en habitaciones individuales con precios moderados. El Departamento de viajes corporativos de Seagate negocia tarifas corporativas en hoteles en las principales ciudades. Se espera que el Contratista use estas tarifas a menos que esté disponible una tarifa más baja para el Contratista. Si el Contratista paga una tarifa más alta que la aprobada, Seagate no reembolsará la diferencia en precio. La preferencia por un hotel debido a los programas de viajero frecuente no deberán nunca recibir prioridad sobre el ahorro de costos para Seagate.

4.2. Cancelaciones. Si se debe cancelar o modificar cualquier reservación, el Contratista es responsable de garantizar que la reservación se cancele o modifique de manera oportuna para evitar cualquier gastos por "no show". Seagate no reembolsará gastos por "no show" incurridos debido a la falta de diligencia de cancelar o modificar cualquier reservación.

4.3. Uso de viviendas privadas. En algunos casos, puede ser conveniente o necesario usar una vivienda privada de familiares o amigos mientras viajan por negocios de Seagate. Seagate reembolsará hasta USD50 diarios por el uso de viviendas privadas.

5. COMIDAS

5.1. Comidas del viaje. Seagate reembolsará los gastos reales y razonables de comidas cuando sea necesario viajar durante la noche para realizar negocios para Seagate o cuando un viaje de un día lleva al viajero fuera de su lugar de trabajo normal. Esto incluye el desayuno si el viajero necesita dejar su hogar por más de dos horas antes de lo normal y la cena si el viajero no puede de manera razonable regresar a su casa hasta dos horas o más después de las horas de trabajo normales. El gasto “razonable” por comida depende del lugar al que se viajó y al tipo de cambio vigente.

5.2. Comidas de negocios y entretenimiento. Seagate deberá aprobar previamente los gastos de comida y entretenimiento (excepto por las comidas de viajes descritas anteriormente) . Un VP Senior o superior debe aprobar cualquier comida o gasto que no sea de viaje que exceda USD500.

5.3. Facturas. Las facturas son necesarias para cualquier comida sencilla que cueste USD50 o más. Si una factura no cuenta con el Informe de gastos, Seagate no reembolsará más de USD50. Todas las facturas deberán tener impreso el nombre del establecimiento. La fecha y la cantidad del gasto también deben aparecer, pero no necesariamente deberán imprimirse

5.4. Lista de asistentes. Se deberá presentar una lista de asistentes con la solicitud para todos los reembolsos de gastos de comida y entretenimiento.

6. INFORMES DE GASTOS Y REEMBOLSOS

6.1. Facturas originales. Todas las facturas deberán tener impreso el nombre del establecimiento. La fecha y la cantidad del gasto deben aparecer, pero no necesariamente deberán imprimirse. Si la factura original se pierde, el estado de cuenta de la tarjeta de crédito puede usarse. Los siguientes documentos deberán incluirse con cada informe de gastos:

  • Boletos aéreos – la factura, boleto electrónico o copia del boleto aéreo original del pasajero, sin importar la cantidad.
  • Alquiler de vehículo – la factura original del alquiler, sin importar de la cantidad.
  • Alojamiento – la factura original del alojamiento, sin importar la cantidad.
  • Comidas – la factura original de la comida por cualquier comida que cueste $50 EE.UU. o más.
  • Otros gastos – para los demás gastos, se deberá presentar la factura original para cualquier artículo que cueste USD50 o más.

6.2. Explicación de las excepciones. El informe de gastos deberá incluir una explicación de los gastos para los cuales no se suministra factura, tales como comidas menores que USD50. El informe de gastos deberá incluir también una explicación de cualquier desviación de la póliza, tales como el uso de agencias de viajes, alojamiento o servicios de transporte no autorizados.

6.3. Gastos no reembolsables. Seagate no reembolsará los siguientes artículos bajo ninguna circunstancia:

  • Seguro de vuelo
  • Tasas de embarque para mascotas
  • Honorarios para niñeras
  • Transporte entre la casa y la oficina en días laborales
  • Multas de tráfico o pago de estacionamiento
  • Tarifas de programas para viajeros frecuentes
  • Costos adicionales de viaje o seguro de alquiler de vehículo
  • Sistemas de navegación en vehículos de alquiler
  • Recargos en la tarjeta corporativa
  • Tarifas de afiliación al club de la aerolínea
  • Películas en la habitación
  • Artículos personales perdidos, robados o dañados durante el viaje
  • Medicamentos o prescripciones médicas
  • Transporte, aranceles, impuestos u otras tasas asociadas con el envío de efectos personales.

7. REQUISITOS DE ADUANAS Y CONTROL DE EXPORTACIÓN

7.1. Lista de embargo de EE.UU.. Todos los viajeros no podrán viajar con fines comerciales a cualquier país identificado en la lista de embargo de EE.UU..

7.2. Declaraciones de aduanas. Las regulaciones del gobierno pueden requerir la declaración de cualquier mercancía, información técnica o la moneda que se exporta o importa. El contratista es responsable de cumplir con todas las regulaciones gubernamentales y de declarar todos los artículos se llevan con las autoridades aduaneras antes de la salida y después de la llegada. En la mayoría de los casos, los viajeros que llegan a un país extranjero se les solicitará que llenen un formulario de declaración de aduana antes de entrar. Todos los viajeros están obligados a declarar correctamente todos los artículos (incluyendo datos técnicos) que se están introduciendo al país extranjero .

7.3. Violaciones. No hay excepciones para los requisitos de aduanas y control de exportación. Cualquier violación de las regulaciones gubernamentales pueden someter al Contratista y al viajero a sanciones civiles o penales, incluyendo multas, encarcelamiento, expulsión, confiscación de bienes o la pérdida de licencias de importación y exportación. Las violaciones también pueden someter al Contratista o a Seagate a la publicidad adversa. Cualquier violación se considerará una violación incurable y grave del contrato con Seagate.

Última actualización 22 de enero de 2010