1. POLİTİKAYA İLİŞKİN GENEL GEREKSİNİMLER

1.1. Amaç. Seagate’e bağlı tüm danışmanlar, yükleniciler ve harici temsilciler, seyahat ve konaklama giderlerinin kontrolünden sorumludur; ve bu kişilerin Seagate’ten herhangi bir gider tazmini talebinde bulunurken makul sınırlar çerçevesinde düşünmeleri beklenmektedir.

1.2. Kapsam. Bu politika, oluşan harcamalar doğrultusunda Seagate’ten geri ödeme talep etme yetkisi bulunan tüm yüklenici firmalar ve bu firmalara bağlı personeller için geçerlidir. Bu politika uluslararası platformda uygulanmaktadır. Birleşik Devletler harici operasyonlar için bu politika, ilgili ülke dahilindeki yerel gereksinimleri karşılayacak ek koşullar ve modifikasyonlara tabi olabilir.

1.3. Yetkilendirme. Bu politika, Yüklenici’ye Seagate hesabına herhangi bir harcama gerçekleştirme yetkisi vermez. Bu politika dahilinde, yetkilendirme yapıldığı takdirde tazmin edilebilecek harcama türleri, ve bu geri ödemelerin nasıl teslim alınacağına yönelik prosedürler açıklanmaktadır. Herhangi bir seyahat ya da konaklama harcaması yapılmadan önce tüm yüklenicilerin, Seagate’ten ön onay almaları gerekmekte; yapılacak harcamalarda bu ön onay verildikten sonra herhangi bir değişiklik olması halinde ilgili onay yeniden alınmalıdır.

1.4. Politika İstisnaları. Bu politikaya ilişkin herhangi bir istisna, bir sapma olarak değerlendirilecektir; 500$ tutarına kadar olan sapmalarda sorumlu Seagate Başkan Yardımcısı’ndan, 500$ tutarını aşan sapmalarda ise Kıdemli Başkan Yardımcısı’ndan, yazılı onay alınacaktır. NOT: Vasıta ihlalleri için yahut gümrük ve ihracat kontrol gereksinimlerine ilişkin herhangi bir istisna bulunmaz.

2. HAVA SEYAHATİ

2.1. En Düşük Makul Hava Seyahati Ücreti. Hava aracı ile seyahat eden yüklenici firma personelinden, en düşük seviyeli makul hava taşıtı ücretini kabul etmesi beklenmektedir. “En düşük seviyeli makul” hava taşıtı ücreti, eğer aşağıdaki koşulları karşılayan daha düşük maliyetli bir uçuş bulunuyorsa, Yüklenicinin daha pahalı bir uçuşu tercih edemeyeceği anlamını taşımaktadır.

• Düşük ücretli seçeneğe ait kalkış ve varış saatleri 2 saatten daha uzun süreli bir fark barındırmıyorsa.
• Düşük ücretli seçenek, tek yönlü toplam kat edilen seyahat süresini 2 saatten fazla artırmıyorsa.
• Düşük ücretli seçenek, her yön için en fazla bir adet ek aktarma gerektiriyorsa.
• Düşük ücretli seçenek, gidiş-dönüş seyahatin bedeli üzerinden en az %20 ya da daha yüksek (en az 100$ olacak) bir oranda maliyet tasarrufu sağlıyorsa.
• Alternatif taşıma firmaları ve havaalanları kullanılabilir (örneğin bölgesel indirim sunan taşıma firmaları veya tali havaalanları).

2.2. Seyahat Sınıfı. Seyahat edecek kişi, ilgili Üst Düzey Başkan Yardımcısı’ndan seyahat öncesinde yazılı onay almamışsa, seyahat için ucuz tarifeli sınıf yahut ekonomi sınıfı kullanılmalıdır.

• Eğer seyahat edecek kişi seyahati bir Seagate Başkan Yardımcısı ile birlikte gerçekleştiriyorsa, yahut Başkan Yardımcısı ile Seagate işleri yürütme amacı doğrultusunda seyahat edecekse, birinci sınıf veya üst sınıf mevkide uçulabilir. Bu istisna yalnız Başkan Yardımcısı’nın talebi ile kabul edilir ve seyahat öncesinde muhakkak ilgili Üst Düzey Başkan Yardımcısı tarafından onaylanmış olmalıdır.
• Eğer seyahat edecek kişi seyahati birinci sınıf veya üst mevkide seyahat eden bir müşteri veya potansiyel müşteri ile birlikte seyahat ediyorsa, birinci sınıf veya üst sınıf mevkide uçulabilir. Bu istisna seyahat öncesinde muhakkak ilgili Üst Düzey Başkan Yardımcısı tarafından onaylanmış olmalıdır.

2.3. Yetkisiz Sınıf Yükseltme. Bir Üst Düzey Başkan Yardımcısı’nın onayı alınmaksızın uçak biletinin daha üst bir hizmet sınıfına yükseltilmesi, kişisel masraf kategorisinde değerlendirilir ve ilgili bedel Seagate tarafından tazmin edilmeyecektir.

2.4. Yetkisiz Sınıf Düşürme. Seyahat edecek kişi, kişisel seyahat masraflarını ya da yanında seyahat edecek kişilerin seyahat masraflarını sübvanse etme amacıyla uçak biletlerinin sınıfını düşüremez. Hava taşıma firması herhangi bir nedenle biletin sınıfını değiştirirse, söz konusu geri ödeme muhakkak Seagate’e iade edilmelidir.

2.5. İptal Edilen veya Değiştirilen Rezervasyonlar. Bileti alınmış bir seyahatin ilerleyen zamanlarda iptal edilmesi veya değiştirilmesi halinde, asıl bilet fiyatlarının Seagate’e iade edilmesi yahut gelecekteki seyahatlerde kullanılmak üzere kayıt altına alınmasını sağlamak, tamamen ilgili seyahati gerçekleştirecek kişinin sorumluluğu altındadır.

2.6. Sık Seyahat Edenlere Yönelik Programlar. Yükleniciler için, bireysel sık seyahat etme programlarına yönelik mil puanları biriktirme ve benzeri avantajlardan faydalanma hususunda izin verilmektedir; ancak Yüklenicinin, herhangi bir programa ilişkin üyelik ya da avantajlar doğrultusunda seyahat sağlayıcılarını kendisi tercih etmesi yasaktır.

2.7. Uçak Kiralama/Kişisel Uçaklar. Tüm uçak kiralama talepleri ve kişisel/kurumsal uçak kullanım talepleri için mutlaka Seagate Başkanı’nın, CFO’sunun yahut CEO’sunun yazılı onayı alınmalıdır.

2.8. Toplu Seyahat. Seagate faaliyetlerini yürütme amacıyla aynı varış noktasına on veya daha fazla kişinin seyahat edecek olması durumunda, havayolu, konaklama ve varış noktasındaki ulaştırma bedelleri için ilgili firmalarla anlaşma görüşmelerini gerçekleştirmek üzere Yükleniciler, Seagate Kurumsal Seyahat Yönetimi ile koordineli bir çalışma yürütmelidir. Toplu seyahat hakkında daha ayrıntılı bilgi için lütfen, Birleşik Devletler, Kaliforniya, Scotts Valley’de bulunan Seagate Kurumsal Seyahat Yönetimi departmanı ile irtibata geçiniz.

3. VARIŞ NOKTASINDA ULAŞIM

3.1. Alternatif Ulaşım Yollarının Kullanımı. Seagate’e ait işleri yürütürken kara ulaşımında yüklenici, mümkün olan en uygun maliyetli yolları kullanmalı, araba kiralama yoluna başvurmadan önce havaalanı servisleri ve taksiler gibi daha uygun olabilecek alternatif ulaşım yöntemlerini değerlendirmelidir.

3.2. Orta Ebatlı veya Daha Küçük Ebatlı Arabalar. Seyahat edecek kişilerin araba kiralarken, orta ebatlı yahut daha küçük ebatlardaki taşıtları tercih etmeleri beklenmektedir. Araba kiralama süreci esnasında uygun bir kiralama ücreti kesildiğinden emin olmak yüklenicinin sorumluluğu altındadır.

3.3. Yakıt Seçenekleri. Seyahat edecek kişiler tüm yakıt opsiyonu satın alımlarını reddetmeli ve aracı dolu depo ile iade etmelidir. Koşullar dahilinde deponun yeniden dolu duruma getirilmesi mümkün değilse, harcama raporuna konu hakkında ayrıntılı bir açıklama eklenmelidir.

3.4. Şahsa Ait Araçlar. Seyahat edecek kişilerin Seagate işlerinin yürütülmesinde kişiye özel araçlarını kullanmalarına izin verilir; bu durumda kat edilen kilometre masrafı, yol geçiş ücretleri ve park ücretleri Seagate tarafından geri ödenecektir. Birleşik devletler dahilinde kilometre masrafları, IRS standart kilometre performansı baz alınarak ödenecektir. Diğer tüm ülkelerde kilometre masrafı, ülkeye ait yerel tarifeler baz alınarak ödenecektir. Seyahat eden kişilerin kullandıkları araçlarda, uygun ruhsat, sigorta ve özel taşıt izinlerinin bulunduğundan emin olmak yüklenicinin sorumluluğundadır.

3.5. Evden Havaalanına Ulaşım. Seyahat edecek kişiler eğer, evlerinden havaalanına gidiş-dönüş ulaşım bedelini, kilometre bedeli ödeneği artı havaalanı park ücretinin toplam bedelinden (kişiye özel vasıta/kiralık araba için) daha düşük bir bedel karşılığında gerçekleştirebiliyorsa, havaalanı servis hizmetini kullanabilirler. Havaalanına ulaşım için kişiye özel vasıta kullanıldığı takdirde, seyahat eden kişinin uzun dönem park ücreti kullanması gerekir.

3.6. Taksi Hizmeti Kullanma. Birleşik Devletler dahilinde, taksi hizmeti için yapılan toplu harcama, araba kiralama bedelinden fazla olmamalıdır.

3.7. Vasıta ile Kural İhlalleri ve Cezalar. Maruz kalınan herhangi bir trafik cezası, park cezaları veya farklı tipte bir vasıta ihlali için Seagate, Yüklenici’ye herhangi bir geri ödeme yapmayacaktır. Bu şartla alakalı olarak herhangi bir istisna bulunmaz.

4. GÜNAŞIRI KONAKLAMA

4.1. Konaklama Koşulları. Eğer Seagate’e ait iş süreçleri günaşırı konaklama gerektiriyorsa, Yüklenicinin makul fiyatlar çerçevesinde tek odaklı konaklama şartları kullanması gerekir. Seagate Kurum içi Seyahat Departmanı büyük şehirlerin çoğunda otel tarifeleri konusunda anlaşmalı bulunmaktadır. Yükleniciye daha düşük bir tarife sunulmuyorsa, kendisinden bu tarifeleri kullanması beklenmektedir. Yüklenici onaylanmış tarifeden daha yüksek bir bedel öderse, Seagate aradaki bedel farkını tazmin etmeyecektir. Sık seyahat eden kişilere yönelik avantajlı programlar doğrultusuyla hiçbir otel seçimi, Seagate’e ait tasarruflardan öncelikli olarak yapılmamalıdır.

4.2. İptaller. Herhangi bir rezervasyonun iptal edilmesi yahut değiştirilmesi gerekiyorsa, “no show” bedeli ödenmesini önlemek için ilgili rezervasyonun zamanında iptal edilmesini/değiştirilmesini sağlamak Yüklenicinin sorumluluğu dahilindedir. Rezervasyonun zamanında iptal edilmemesi/değiştirilmemesi dolayısıyla meydana gelen “no show” ödemeleri Seagate tarafından tazmin edilmez.

4.3. Şahsa Ait Evlerin Kullanımı. Bazı durumlarda, Seagate işlerine yönelik seyahatlerde şahsa ait, aileye ait ya da arkadaşlara ait evlerin kullanılması uygun veya gerekli olabilir. Şahsa ait evlerin kullanımı için Seagate, günlük 50$’a kadar ödeme yapacaktır.

5. YEMEK HARCAMALARI

5.1. Seyahat Dahilinde Yemek Harcamaları. Seagate’e ait işlerin yürütülmesi amaçlı günaşırı seyahatler için, yahut bir gün süreli seyahat gereği kişinin normal çalışma lokasyonu dışına çıkması gerektiği zamanlar için fiili ve makul yemek harcamaları Seagate tarafından karşılanır. Eğer seyahat eden kişinin eğer evden normale göre iki saat erken çıkması gerekiyorsa kahvaltı, eğer seyahat eden kişi normal çalışma saatlerinden sonra makul koşullar altında iki saat ya da daha uzun bir süreyle eve dönemiyorsa akşam yemeği bu kapsama dahildir. “Makul” yemek harcamaları, seyahatin gerçekleştirildiği lokasyon ve burada geçerli döviz kuru oranına bağlı belirlenecektir.

5.2. İş Yemekleri ve Ağırlama. Tüm yemek ve ağırlama harcamaları için (yukarıda sözü edilen seyahat yemekleri hariç), önceden Seagate’ten onay alınmış olmalıdır. 500 US $ seviyesini aşan tüm seyahat dışı yemek harcamalar ve ilişkili harcamalar için, Üst Düzey Başkan Yardımcısı yahut yukarıda belirtilen kişiler tarafından onay alınmalıdır.

5.3. Faturalar. Karşılığı 50$ veya daha üstü olan tek öğünler için muhakkak fatura ibraz edilmelidir. Bu tür yemekler için Harcama Raporu ile birlikte bir fatura ibraz edilmezse Seagate 50$’dan fazla ödeme yapmayacaktır. Tüm faturaların üzerinde firmanın adı basılı bulunmalıdır. Harcamaya ilişkin tarih ve tutar da fatura üzerinde bulunmalıdır, ancak bu ifadeler el yazısı ile eklenebilir.

5.4. Katılımcı Listesi. Yemek ve ağırlama harcamalarına yönelik her geri ödeme için talep ile birlikte bir katılımcı listesinin de ibraz edilmesi gerekir.

6. HARCAMA RAPORLARI VE GERİ ÖDEME

6.1. Fatura Asıl Nüshaları. Tüm faturaların üzerinde firmanın adı basılı bulunmalıdır. Harcamaya ilişkin tarih ve tutar fatura üzerinde bulunmalıdır, ancak bu ifadeler el yazısı ile eklenebilir. Faturanın asıl nüshası kaybolduysa, kredi kartı slipi de kullanılabilir. Her harcama raporu dahilinde muhakkak aşağıdaki evraklar yer almalıdır:

• Havaalanı biletleri – tutar ne olursa olsun fatura, e-bilet ya da havayolu biletine ait asıl yolcu nüshası.
• Vasıta kiralama – tutar ne olursa olsun kiralama faturasının asıl nüshası.
• Konaklama – tutar ne olursa olsun, konaklama faturasının asıl nüshası.
• Yemekler – 50$ veya daha fazla tutardaki tüm tek öğünler için yemek faturasının asıl nüshası.
• Diğer harcamalar – diğer tüm harcamalarda, 50$ veya daha fazla tutarı olan her bir kalem için muhakkak faturanın orijinal nüshası ibraz edilmelidir.

6.2. İstisnalara İlişkin Açıklama. Fatura ibraz edilmeyen tüm harcamalar için (tutarı 50$’dan daha az olan yemek harcamaları gibi) harcama raporuna bir açıklama eklenmelidir. Harcama raporunda aynı zamanda, mevcut politikadan sapmaların nedenleri de açıklanmalıdır (yetki verilmemiş seyahat acentelerinin, konaklama yerlerinin ve ulaşım hizmeti sağlayıcılarının kullanımı gibi).

6.3. Geri Ödenmeyen Harcamalar. Seagate aşağıdaki maddelerin kapsamına giren hiçbir kalem için ödeme yapmayacaktır:

• Uçuş sigortası
• Evcil hayvan taşıma ücretleri
• Bebek bakıcılığı ücretleri
• Normal çalışma günleri/saatleri dahilinde ev ile ofis arasındaki ulaşım giderleri
• Trafik veya park cezaları
• Sık seyahat edenlere yönelik programlara ilişkin ücretler
• Ek seyahat giderleri yahut araba kiralama sigortası bedelleri
• Kiralık arabalarda bulunan navigasyon sistemleri
• Kurum kartı gecikme ücretleri
• Havayoluna ait kulüp üyeliği ücretleri
• Sinema kanallı odalar
• Seyahat esnasında kaybolan, çalınan ya da hasar gören şahsa ait eşyalar
• İlaç veya reçeteler
• Ulaşım, gümrük giderleri, vergiler ve şahsa ait eşyaların taşınması/sevkıyatı ile alakalı diğer ücretler

7. GÜMRÜK VE İHRACAT KONTROL KOŞULLARI

7.1. Birleşik Devletler Ambargo Listesi. İş amaçları doğrultusunda seyahat eden tüm şahısların, Birleşik Devletler ambargo listesinde yer alan herhangi bir ülkeye gitmesi yasaktır.

7.2. Gümrük Beyanları. Devlet yasa ve düzenlemeleri uyarınca, ülkeye getirilen yahut ülke dışına çıkarılan tüm malları, teknik verileri veya nakit bedelleri geçiş esnasında beyan etmeniz gerekebilir. Kalkış öncesinde ve varış sonrasında taşınan tüm malların yerel gümrük makamlarına beyan edilmesi ve ilgili devlet yasa ve düzenlemeleriyle uyumlu hareket edilmesi tamamen Yüklenici sorumluluğundadır. Çoğu durumda yabancı bir ülkeye vardıklarında seyahat eden kişilerden, giriş öncesinde bir gümrük beyan formu doldurmaları talep edilir. Seyahat eden tüm kişilerin bu formu uygun bir şekilde doldurmaları ve farklı bir ülkeye elde taşınan tüm eşyaları (teknik veriler de dahil) bu formda beyan etmeleri gerekmektedir.

7.3. İhlaller. Gümrük ve ihracat kontrol koşullarına ilişkin herhangi bir istisna bulunmaz. Devlet yasa ve düzenlemelerinin herhangi bir şekilde ihlal edilmesi halinde Yüklenici firma ve bireysel seyahat eden kişi, kamu veya cezai yasa hükümlerine tabi olacaktır (para cezası, hapis cezası, sınır dışı etme, mallara el koyulması, ithalat ve ihracat hakkının kaybedilmesi gibi). İhlaller ayrıca Yüklenici veya Seagate’in imajını da olumsuz etkileyebilir. Tüm ihlaller Seagate ile olan sözleşmenin esasına ilişkin iyileştirilemez bir ihlal olarak değerlendirilir.

Son güncelleme tarihi; 22.01.10