Każda firma, od dwuosobowej firmy rodzinnej do międzynarodowej korporacji, potrzebuje efektywnego planu tworzenia kopii zapasowych, aby działać w zgodzie z lokalnymi i krajowymi przepisami oraz regulacjami, a także aby ochronić firmę przed utratą danych.

Małe i średnie firmy

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, prawdopodobnie nie masz działu informatycznego do zarządzania siecią. Siecią prawdopodobnie zarządza pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin, konsultant, agencja lub ty. Niezależnie od tego, która opcja obowiązuje w twojej firmie, ocena potrzeb i utworzenie planu wykonywania kopii zapasowych ma kluczowe znaczenie dla zachowania dobrej kondycji firmy.

Edward Kumar, konsultant ds. technologii dla małych firm w Dolinie Krzemowej, podsumowuje tę kwestię w następujący sposób: „Należy zadać sobie pytanie: czy w przypadku utraty danych utrzymamy się w interesie?”. Kumar proponuje, aby przy planowaniu strategii wykonywania kopii zapasowych odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jak dużą ilością danych dysponujesz? W jakim tempie zwiększa się ilość danych?
• Czy przepisy prawne dotyczące twojej branży lub firmy zobowiązują cię do przechowywania określonych danych? Jak długo?
• Jaką ilość danych może utracić twoja firma bez uszczerbku na swojej kondycji?
• Z jakiego nośnika pamięci masowych powinno się korzystać?
• Ile czasu potrzeba na realizację planu wykonywania kopii zapasowych? Jakie będą koszty wynagrodzeń (godzinowo) i nośników?

Duże przedsiębiorstwa

Duże przedsiębiorstwa zatrudniają pracowników centrów danych i specjalistów w zakresie przechowywania odpowiedzialnych za wykonywanie kopii zapasowych ważnych danych korporacyjnych i zapewnianie szybkiego i łatwego dostępu do nich. Obecnie największym problemem dla dużych przedsiębiorstw nie jest pytanie, czy wykonywać kopie zapasowe, ale wybór odpowiednich dla firmy nośników i spełnienie wymagań dotyczących pamięci masowych określonych w systemie prawnym — m. in. w ustawach Sarbanes-Oxley i HIPAA.

Wybór nośników

Zależnie od stopnia ważności danych kopie zapasowe mogą być wykonywane z różną częstotliwością: od natychmiastowego do cotygodniowego tworzenia kopii zapasowych. Częścią procesu planowania w dużych korporacjach powinna być kategoryzacja danych i przypisanie każdej z kategorii odpowiedniej częstotliwości wykonywania kopii zapasowych. Na przykład w większości przypadków kopie zapasowe wiadomości e-mail mogą być wykonywane co 24 godziny, podczas gdy dane kart kredytowych pochodzące z witryny typu e-commerce mogą wymagać zastosowania szybkiego systemu RAID, który natychmiast wykonuje kopie zapasowe transakcji.

Coraz więcej dużych firm do obsługi najważniejszych danych o znaczeniu krytycznym, które muszą być jak najszybciej odzyskane i przywrócone, wybiera rozwiązania oparte na dysku twardym.

Przepisy prawne w zakresie przechowywania danych

Państwowe przepisy, często tworzone w celu ochrony konsumenta, narzucają sposób przechowywania niektórych typów danych. Prawdopodobnie najdalej idącym przykładem takich przepisów jest ustawa Sarbanes-Oxley Act z roku 2002, w której uregulowano kwestie przechowywania i raportowania danych finansowych. Skoro tworzenie danych finansowych i zarządzanie nimi odbywa się prawie zawsze w sposób elektroniczny, potrzebna jest kontrola informatyczna dbająca o spójność i bezpieczeństwo danych finansowych.

Niezależnie od wielkości firmy dobrze zaplanowana strategia wykonywania kopii zapasowych jest niezbędna do ochrony najbardziej kluczowych informacji biznesowych.