Le preoccupazioni delle aziende di piccole o medie dimensioni relative alla gestione dei dati spesso sono simili a quelle delle società appartenenti al gruppo Fortune 2000, ma le risorse a disposizione sono più limitate. A differenza delle società di dimensioni maggiori, le aziende di piccole o medie dimensioni non dispongono nel loro organico di responsabili della sicurezza o professionisti specializzati nella memorizzazione dei dati. All'interno di queste aziende le responsabilità di gestione e memorizzazione dei dati vengono spesso assegnate a un membro del personale IT già estremamente occupato.

Indipendentemente dal numero di dipendenti, siano essi due o 100, le esigenze relative ai dati delle aziende sono in continua crescita. La quantità di dati di database dei clienti, e-mail, finanziari, materiale di marketing e supporto cresce in modo esponenziale. Più si aspetta a implementare un piano di gestione dei dati, maggiore è il rischio di incorrere in perdite di dati e finanziarie.

Come affrontare la situazione

La gestione dei dati non è di per sé complicata, ma non deve essere lasciata al caso. Un piano di backup dei dati di facile gestione e ben progettato è essenziale per la protezione dell'azienda.

• Backup: è possibile evitare conseguenze catastrofiche in caso di perdita di dati implementando un buon piano di backup. La frequenza di backup dei dati dipende dall'importanza dei dati. È quindi necessario domandarsi quale impatto sull'attività avrebbe la perdita di tutti i dati creati in una settimana, un giorno o un'ora. Una volta determinata la frequenza di backup dei dati, è necessario scegliere il sistema, ossia unità interne in mirroring o memorizzazione esterna. Occorre inoltre considerare la possibilità di eseguire un backup periodico in un'ubicazione remota per proteggere i dati nell'eventualità di un evento catastrofico di entità regionale.
• Affidabilità: accertarsi che le soluzioni di memorizzazione dei dati scelte offrano buone garanzie, presentino un valore MTBF (Mean Time Between Failures) elevato e siano supportate da fornitori con esperienza.
• Sicurezza: per garantire la protezione non è sufficiente configurare un firewall. Accertarsi che i dipendenti utilizzino password complesse, che tali password vengano modificate periodicamente e che non vengano condivise con altri colleghi. È inoltre necessario crittografare PC portatili e dispositivi portabili per proteggere i dati in caso di smarrimento o furto. Poiché le soluzioni di crittografia completa del disco intervengono sui dati nel momento in cui vengono scritti sull'unità, sono perfette per impedire l'accesso non autorizzato ai dati presenti su un PC portatile rubato o perso. Queste soluzioni consentono inoltre di semplificare il processo di eliminazione dei dati quando un'apparecchiatura viene smaltita o decommissionata.