Małe i średnie firmy doświadczają często tych samych problemów z zarządzaniem danymi, co firmy z listy Fortune 2000, ale dysponują mniejszymi środkami na ich rozwiązanie. W przeciwieństwie do większych korporacji, większość małych i średnich firm nie zatrudnia specjalistów ds. bezpieczeństwa ani specjalistów ds. przechowywania danych. W tych firmach odzyskiwanie danych oraz obowiązki dotyczące zarządzania spoczywają na bardzo zajętym personelu działów IT.

Niezależnie, czy zatrudniasz jednego pracownika, czy stu, twoje potrzeby dotyczące danych nieustannie rosną. Liczba baz danych klientów, wiadomości e-mail, materiałów marketingowych i serwisowych oraz ilość danych finansowych wzrasta w zadziwiającym tempie. Im dłużej zwlekasz z wprowadzeniem planu zarządzania danymi, tym większe ponosisz ryzyko oraz koszty.

Środki zaradcze

Zarządzanie danymi nie jest trudne, nie powinno jednak być pozostawione przypadkowi. Prawidłowo zaprojektowany i łatwy do zastosowania plan może być znacznym postępem w dziedzinie bezpieczeństwa firmy.

• Kopie zapasowe— katastrofalnym przypadkom utraty danych można zapobiec dzięki odpowiedniemu planowi tworzenia kopii zapasowych. Decyzja dotycząca częstotliwości wykonywania kopii zapasowych powinna być podejmowana w oparciu o ocenę wartości danych. Jak wpłynie na funkcjonowanie twojej firmy utrata danych zgromadzonych w ciągu tygodnia? Utrata danych zgromadzonych w ciągu dnia? W ciągu godziny? Po podjęciu decyzji dotyczącej częstotliwości wykonywania kopii zapasowych danych można wybierać między dublowaniem dysków zewnętrznych a zastosowaniem zewnętrznych systemów pamięci masowych. W planie należy uwzględnić regularne wykonywanie kopii zapasowych w innej lokalizacji geograficznej, co pozwoli na uniknięcie skutków katastrofalnych wydarzeń o skali regionalnej.
• Niezawodność — należy upewnić się, że wybrane rozwiązania pamięci masowych mają wiarygodne gwarancje, wysoką wartość współczynnika MTBF (średni czas między awariami) oraz wsparcie doświadczonego producenta.
• Bezpieczeństwo — zagadnienie bezpieczeństwa nie ogranicza się do użycia zapory. Upewnij się, że pracownicy używają silnych haseł, regularnie zmienianych i nie udostępnianych innym pracownikom. Ponadto komputery i inne urządzenia przenośne powinny być szyfrowane na wypadek utraty lub kradzieży. Rozwiązania oparte na technologii pełnego szyfrowania dysku (FDE) szyfrują dane na dysku w tej postaci, w jakiej są zapisywane, co jest najlepszym sposobem zapobieżenia nieautoryzowanemu dostępowi do danych na utraconym lub skradzionym laptopie. Ponadto w przypadku rozwiązań FDE proces czyszczenia dysku z danych podczas wycofywania lub zmiany przeznaczenia sprzętu jest prostszy.