Política de viagens corporativas


 

1. REQUISITOS GERAIS DA POLÍTICA

1.1. Finalidade. Todos os consultores, pessoal de empresas contratadas e representantes externos da Seagate são responsáveis por controlar as despesas de viagem e entretenimento e deverão usar bom senso ao solicitar reembolso da Seagate.

1.2. Escopo. Esta política abrange todas as empresas contratadas e pessoal de empresas contratadas que estejam autorizados a incorrer em despesas que serão reembolsadas pela Seagate. Esta política se aplica mundialmente. Para operações fora dos Estados Unidos, esta política poderá estar sujeita a termos adicionais ou modificações para atender aos requisitos locais dentro do país específico.

1.3. Autorização. Esta política não autoriza contratados independentes a incorrer em nenhuma despesa em nome da Seagate. Esta política define os tipos de despesas que podem ser reembolsadas, se autorizado, e os procedimentos para a obtenção de reembolsos. Todos os contratados devem obter autorização antecipadamente da Seagate antes de incorrer em qualquer despesa de viagem ou entretenimento e deverão obter nova autorização em caso de alteração nas despesas após a autorização original.

1.4. Exceções à política. Qualquer exceção a esta política será considerada um desvio e exigirá a aprovação por escrito do Vice-presidente da Seagate responsável por desvios de até US$ 500 ou um VP sênior ou acima para desvios que ultrapassarem US$ 500. NOTA: não há exceções por violações de trânsito ou por violações dos requisitos alfandegários e de controle de exportação.

2. VIAGEM AÉREA

2.1. Tarifa lógica mais baixa. O pessoal da empresa contratada que viajar por companhia aérea comercial deverá aceitar voos com a tarifa lógica mais baixa. A tarifa “lógica mais baixa” significa que o contratado independente não pode usar um voo com preço superior se houver um voo com preço inferior disponível que atenda aos seguintes requisitos:

  • Não altere o horário de partida e chegada em mais de 2 horas.
  • Não aumente o tempo total de voo em um trecho em mais de 2 horas.
  • Não acrescente mais de uma parada adicional a cada trecho.
  • Promova economias de pelo menos 20% ou mais (mínimo de US$ 100) com relação ao custo da passagem aérea de ida e volta.
  • Possa usar companhias aéreas e aeroportos alternativos (ou seja, companhias aéreas regionais de baixo custo ou aeroportos secundários).

2.2. Classe de viagem. Todos os viajantes deverão voar na classe econômica, a menos que obtenham uma exceção previamente com o VP sênior aplicável.

  • Um viajante poderá viajar na classe executiva ou na primeira classe quando estiver acompanhado de um VP da Seagate ou acima com o propósito de conduzir negócios da Seagate com o VP. Essa exceção está disponível somente a pedido do VP e deve ter a aprovação prévia do VP sênior aplicável.
  • Um viajante poderá viajar na classe executiva ou primeira classe ao acompanhar um cliente ou possível cliente que estiver viajando na classe executiva ou primeira classe. Essa exceção deve ser aprovada previamente pelo VP sênior aplicável.

2.3. Upgrade não autorizado. O upgrade de passagens aéreas para uma classe de serviço superior sem a aprovação prévia por escrito de um VP sênior é considerado uma despesa pessoal e não será reembolsado pela Seagate.

2.4. Downgrade não autorizado. Um viajante não poderá fazer downgrade de passagens aéreas para subsidiar viagens pessoais ou subsidiar o acompanhamento de indivíduos. Se a companhia aérea fizer downgrade de uma passagem por qualquer motivo, o reembolso deverá ser feito à Seagate.

2.5. Cancelamento ou alteração de reservas. Se uma passagem for comprada e depois cancelada ou alterada, é responsabilidade do viajante individual garantir que os preços originais sejam reembolsados ou documentados e usados para uma viagem futura.

2.6. Programas de fidelidade. O contratado independente tem permissão para acumular milhagem e outros benefícios de programas de fidelidade individuais. Entretanto, está proibido de selecionar companhias de viagem com base em afiliação ou benefícios de qualquer programa.

2.7. Avião fretado/particular. Todas as solicitações de fretamento de aeronave, bem como solicitações para o uso de aeronaves particulares ou corporativas, deverão ser aprovadas por escrito pelo Presidente, CFO ou CEO da Seagate.

2.8. Viagem em grupo. Se dez ou mais viajantes forem para o mesmo destino com o intuito de conduzir negócios da Seagate, os contratados individuais deverão coordenar, com a Administração de viagens corporativas da Seagate, negociações com companhias aéreas, hotéis e fornecedores de transporte terrestre. Para obter mais informações sobre viagens em grupo, entre em contato com a Administração de viagens corporativas da Seagate em Scotts Valley, Califórnia, Estados Unidos.

3. TRANSPORTE TERRESTRE

3.1. Uso de transporte alternativo. O contratado individual deverá usar os meios de transporte terrestre com maior relação custo-benefício quando precisar se deslocar a negócios da Seagate e deverá avaliar transportes alternativos, tais como shuttles de aeroporto e táxis, antes de optar por alugar um carro.

3.2. Carros de tamanho intermediário ou menores. Todos os viajantes deverão alugar carros de tamanho intermediário ou menores. O contratado individual é responsável por assegurar-se de que a tarifa de aluguel apropriada seja cobrada no momento do aluguel.

3.3. Opções de combustível. Os viajantes deverão recusar todas as compras de opção de combustível e devolver o carro com o tanque de combustível completo com gasolina. Se determinadas circunstâncias impedirem o reabastecimento de um carro, uma explicação detalhada deverá ser incluída no relatório de despesas.

3.4. Automóveis particulares. Os viajantes têm permissão para usar seus automóveis particulares a fim de conduzir negócios da Seagate e a Seagate reembolsará a quilometragem, pedágios e taxas de estacionamento reais. Nos Estados Unidos, a quilometragem será reembolsada conforme a milhagem padrão do IRS. Em todos os outros países, a quilometragem será reembolsada conforme as taxas locais do país. A empresa contratada é responsável por assegurar-se de que todos os viajantes que usarem automóveis particulares tenham todas as licenças, seguros e registros adequados para os veículos.

3.5. Transporte da residência ao aeroporto. Os viajantes poderão usar serviços de shuttle para transporte de ida e volta de sua residência para o aeroporto, caso o custo seja inferior ao custo total da quilometragem permitida com a taxa de estacionamento do aeroporto. Se um carro particular for usado para se deslocar até o aeroporto, o viajante deverá usar o estacionamento de período longo.

3.6. Uso de serviço de táxi. Nos Estados Unidos, a despesa diária cumulativa para o serviço de táxi não deve exceder o custo do aluguel de um carro.

3.7. Violações e multas de trânsito. A Seagate não reembolsará ao contratado individual multas de trânsito, de estacionamento ou qualquer outra violação de trânsito. Não há exceções para este requisito.

4. PERNOITE

4.1. Acomodações. Se os negócios da Seagate exigirem o uso de acomodação para pernoite, o contratado individual deverá usar acomodações de quarto privado com preço moderado. O Departamento de viagens corporativas da Seagate negociou tarifas de hotel na maioria das grandes cidades. O contratado deverá usar essas tarifas, a menos que uma tarifa mais baixa esteja disponível para ele. Se o contratado pagar uma tarifa mais alta do que a aprovada, a Seagate não reembolsará a diferença no preço. A preferência por um hotel devido a programas de fidelidade nunca deverá ter prioridade sobre a economia de custos para a Seagate.

4.2. Cancelamentos. Se quaisquer reservas tiverem que ser canceladas ou alteradas, o contratado individual é responsável por assegurar-se de que a reserva seja cancelada ou alterada em tempo oportuno para evitar cobranças de "no show". A Seagate não reembolsará cobranças de "no show" devido ao não cancelamento ou alteração apropriados de qualquer reserva.

4.3. Uso de residências privadas. Em alguns casos, pode ser conveniente ou necessário usar uma residência privada da família ou de amigos ao viajar a negócios da Seagate. A Seagate reembolsará até US$ 50 por dia para o uso de residências privadas.

5. REFEIÇÕES

5.1. Refeições em viagem. A Seagate reembolsará despesas reais e razoáveis com refeições quando a pernoite for necessária para a condução de negócios da Seagate ou quando uma viagem de um dia exigir o deslocamento do viajante de seu local de trabalho normal. Estão incluídos café-da-manhã, caso o viajante precise sair de casa mais de duas horas mais cedo do que o normal, e jantar, caso o viajante não possa retornar à casa razoavelmente até duas horas ou mais após o horário de trabalho normal. As despesas "razoáveis" com refeições dependem do local de destino e do câmbio prevalecente.

5.2. Entretenimento e refeições de negócios. Todas as despesas com refeição e entretenimento (além das refeições em viagem descritas acima) deverão ser aprovadas anteriormente pela Seagate. Qualquer despesa ou refeição que não seja em viagem e exceda US$ 500 deverá ser aprovada por um VP sênior ou acima.

5.3. Recibos. Recibos são obrigatórios para qualquer refeição individual que custar US$ 50 ou mais. Se um recibo não for fornecido juntamente com o Relatório de despesas, a Seagate não reembolsará mais do que US$ 50. Todos os recibos deverão ser impressos com o nome do estabelecimento. A data e o valor da despesa também deverão aparecer, mas não precisam necessariamente estar impressos.

5.4. Lista de presença. Uma lista das pessoas presentes deve ser fornecida com todas as solicitações de reembolso de despesas com refeição e entretenimento.

6. RELATÓRIOS E REEMBOLSO DE DESPESAS

6.1. Recibos originais. Todos os recibos deverão ser impressos com o nome do estabelecimento. A data e o valor da despesa também deverão aparecer, mas não precisam necessariamente estar impressos. Em caso de perda do recibo original, o demonstrativo do cartão de crédito pode ser usado. A seguinte documentação deve ser fornecida com cada relatório de despesas:

  • Passagens aéreas - a fatura, e-ticket ou a cópia do passageiro da passagem aérea original, independentemente do valor.
  • Aluguel de automóvel - o recibo original de aluguel, independentemente do valor.
  • Acomodação - o recibo original do hotel, independentemente do valor.
  • Refeições - o recibo original do restaurante para qualquer refeição individual que custar US$ 50 ou mais.
  • Outras despesas - para todas as outras despesas, o recibo original deve ser fornecido para qualquer item individual que custar US$ 50 ou mais.

6.2. Explicação de exceções. O relatório de despesas deve incluir uma explicação de todas as despesas para as quais não foram fornecidos recibos, tais como refeições com custo inferior a US$ 50. O relatório de despesas também deve incluir uma explicação de quaisquer desvios da política, como o uso de agências de viagem, hotéis ou fornecedores de transporte não autorizados.

6.3. Despesas não reembolsáveis. A Seagate não reembolsará os seguintes itens em nenhuma circunstância:

  • Seguro de viagem aérea
  • Taxas de embarque de animais
  • Pagamento de babás
  • Transporte entre a residência e o escritório em dias úteis comuns
  • Multas de trânsito ou estacionamento irregular
  • Taxas de programas de fidelidade
  • Custos adicionais de seguro de aluguel de carro ou viagem
  • Sistemas de navegação (GPS) em carros alugados
  • Taxas de atraso de cartão corporativo
  • Taxas de afiliação a "clubs" de companhias aéreas
  • Filmes pay-per-view em quarto de hotel
  • Itens pessoais perdidos, roubados ou danificados durante uma viagem
  • Medicamentos ou itens de farmácia
  • Transporte, taxas alfandegárias, impostos e outras taxas associadas ao envio de itens de uso pessoal.

7. REQUISITOS ALFANDEGÁRIOS E DE CONTROLE DE EXPORTAÇÃO

7.1. Lista de embargo dos Estados Unidos. Todos os viajantes são proibidos de viajar a negócios para qualquer país identificado na lista de embargo dos Estados Unidos.

7.2. Declarações na alfândega. Normas governamentais podem exigir a declaração de qualquer mercadoria, dados técnicos ou moeda que sejam exportados e importados. O contratado individual é responsável por cumprir todas as normas governamentais e declarar todos os bens levados consigo para as autoridades alfandegárias locais antes da partida e após a chegada. Na maioria dos casos, os viajantes que chegarem a um país estrangeiro serão solicitados a preencher um formulário de declaração da alfândega antes da entrada no país. Todos os viajantes são obrigados a declarar corretamente todos os bens (incluindo dados técnicos) que estiverem carregando consigo para qualquer país estrangeiro.

7.3. Violações. Não há exceções aos requisitos alfandegários e de controle de exportação. Qualquer violação de normas governamentais poderá sujeitar a empresa contratada e o viajante individual a penalidades civis ou criminais, incluindo multas, prisão, expulsão, confisco de bens ou perda de licenças de importação e exportação. Violações também poderão sujeitar a empresa contratada ou a Seagate a publicidade negativa. Qualquer violação será considerada irremediável e uma quebra material do contrato com a Seagate.

Última atualização em 22 de janeiro de 2010