Politica aziendale per le trasferte


 

1. REQUISITI GENERALI DELLA POLITICA

1.1. Scopo. Tutti i consulenti, i contraenti e i rappresentanti esterni di Seagate sono responsabili della gestione delle proprie spese di viaggio e intrattenimento e devono utilizzare buon senso quando ne richiedono il rimborso da parte di Seagate.

1.2. Ambito. La presente politica è applicabile a tutti i contraenti e al loro personale autorizzato a sostenere spese che verranno rimborsate da Seagate. Questa politica è applicabile a livello mondiale. Per attività al di fuori degli Stati uniti, questa politica potrebbero essere soggetta a ulteriori termini o modifiche per soddisfare i requisiti locali di ogni singolo paese.

1.3. Autorizzazione. La presente politica non autorizza il Contraente a incorrere in spese per conto di Seagate, ma definisce il tipo di spese che possono essere rimborsate, se autorizzati, e le procedure a cui attenersi per ottenere i rimborsi. Tutti i contraenti devono ottenere un'autorizzazione da Seagate prima di incorrere in spese di viaggio o intrattenimento e devono richiedere un'ulteriore autorizzazione nel caso la natura di tali spese cambi da quella originariamente concordata.

1.4. Eccezioni. Eventuali eccezioni rispetto alla presente politica verranno considerate deviazioni e richiederanno un'approvazione scritta del vicepresidente responsabile di Seagate per somme fino a 500 dollari americani e di un vicepresidente senior o responsabile di grado superiore per deviazioni oltre 500 dollari americani. NOTA: non sono previste eccezioni per contravvenzioni automobilistiche, violazioni delle leggi doganali e per requisiti del controllo sulle esportazioni.

2. VOLI AEREI

2.1. La tariffa aerea ragionevole più economica. Il personale del Contraente che per il viaggio utilizza una linea aerea deve accettare di prendere i voli che offrono la tariffa aerea ragionevole più economica. Per "tariffa aerea ragionevole più economica" si intende che il Contraente non può utilizzare un volo più costoso se è disponibile un volo più economico che soddisfa i seguenti requisiti:

  • L'orario di arrivo e di partenza non differisce di più di 2 ore.
  • Non estende il tempo di percorrenza totale per ogni tratta di più di 2 ore.
  • Non aggiunge più di una fermata per tratta.
  • Offre un risparmio di almeno il 20% (minimo 100 dollari americani) sul costo del biglietto di andata e ritorno.
  • Potrebbe utilizzare linee aeree o aeroporti diversi (ad esempio linee aeree locali a basso costo o aeroporti secondari).

2.2. Classe di viaggio. Tutti i viaggiatori devono volare in classe Economy/Coach a meno che non ottengano previa autorizzazione sotto forma di eccezione dal vicepresidente senior in carica.

  • Un Contraente può viaggiare in classe Business o in prima classe se viaggia con un vicepresidente di Seagate o un responsabile di grado superiore allo scopo di trattare affari per Seagate con tale persona. Questa eccezione è disponibile solo su richiesta del vicepresidente e deve essere previamente approvata dal vicepresidente senior in carica.
  • Un Contraente può viaggiare in classe Business o in prima classe se viaggia con un cliente o un potenziale cliente che viaggia in classe Business o in prima classe. Questa eccezione deve essere previamente approvata dal vicepresidente senior in carica.

2.3. Upgrade non autorizzato. L'upgrade di un biglietto aereo a una classe di servizio superiore senza previa approvazione scritta da parte di un vicepresidente senior è ritenuta una spesa personale e non verrà rimborsata da Seagate.

2.4. Downgrade non autorizzato. Un viaggiatore non può eseguire il downgrade di un biglietto aereo e utilizzare i fondi per viaggi personali o di accompagnatori. Se la linea aerea esegue il downgrade di un biglietto per qualsiasi motivo, il rimborso deve essere restituito a Seagate.

2.5. Prenotazioni cancellate o cambiate. Se un viaggio viene cancellato o cambiato dopo essere stato prenotato, è responsabilità del singolo viaggiatore accertarsi che il prezzo del biglietto originale venga rimborsato o documentato e utilizzato per viaggi futuri.

2.6. Programmi Frequent Flyer. Il Contraente può accumulare punti in miglia e altri benefici di programmi Frequent Flyer a suo nome, ma non può scegliere la linea aerea in base all'appartenenza a un programma o ai benefici da essa offerti.

2.7. Charter/Aereo privato. Tutte le richieste di charter, nonché le richieste di utilizzare velivoli personali o aziendali, devono essere approvate per iscritto dal presidente, dal CFO o dal CEO di Seagate.

2.8. Trasferte di gruppi. Se dieci o più viaggiatori sono diretti alla stessa destinazione allo scopo di trattate affari per Seagate, i Contraenti devono collaborare con il reparto amministrativo responsabile delle trasferte aziendali di Seagate per negoziare con le linee aeree, gli alberghi e i fornitori di trasporti via terra. Per ulteriori informazioni sull'organizzazione di trasferte di gruppi, rivolgersi al reparto amministrativo responsabile delle trasferte aziendali di Seagate in Scotts Valley, California, Stati Uniti.

3. TRASPORTO VIA TERRA

3.1. Uso di mezzi di trasporto alternativi. I Contraenti devono utilizzare i mezzi di trasporto via terra più efficaci quando trattano affari per Seagate e devono valutare eventuali mezzi di trasporto alternativi, quali navette dell'aeroporto e taxi, prima di noleggiare un auto.

3.2. Auto di dimensioni medie o più piccole. I viaggiatori devono noleggiare auto di dimensioni medie o più piccole. Il Contraente deve accertarsi che venga applicata la tariffa appropriata al momento del noleggio.

3.3. Opzioni per l'acquisto di carburante. I viaggiatori devono rifiutare qualsiasi offerta di acquisto di carburante e restituire l'auto con il serbatoio pieno. Se le circostanze impediscono di fare il pieno, nel resoconto delle spese deve essere inclusa una spiegazione dettagliata.

3.4. Auto privata. I viaggiatori possono utilizzare la loro auto per viaggi di affari per Seagate e Seagate rimborserà loro un importo per coprire il chilometraggio percorso, i dazi e i costi di parcheggio. Negli Stati Uniti la percorrenza verrà rimborsata in base alla tariffa standard per miglio stabilita dall'IRS. In tutti gli altri paesi la percorrenza verrà rimborsata in base alla tariffa standard locale. Il Contraente deve accertarsi che tutti i viaggiatori che utilizzano auto private dispongano delle licenze, assicurazioni e patenti richieste per i veicoli.

3.5. Trasporto tra casa e aeroporto. I viaggiatori possono utilizzare i servizi di navetta per il trasferimento di andata e ritorno tra casa e aeroporto se il costo è inferiore alla somma del costo totale del chilometraggio e delle spese di parcheggio all'aeroporto. Se per andare all'aeroporto utilizza la propria auto, il viaggiatore deve lasciarla nel parcheggio a lunga scadenza.

3.6. Uso di taxi. Negli Stati Uniti le spese giornaliere per l'uso di taxi non devono superare il costo di noleggio di un auto.

3.7. Multe e contravvenzioni stradali. Seagate non rimborserà al Contraente eventuali multe per infrazioni stradali o di parcheggio o associate ad altre contravvenzioni. Non esistono eccezioni a questa regola.

4. PERNOTTAMENTO

4.1. Alloggiamento. Se gli affari di Seagate richiedono il pernottamento, il Contraente deve scegliere una stanza singola con prezzo medio. Il reparto responsabile delle trasferte aziendali di Seagate ha negoziato tariffe aziendali con hotel nella maggior parte delle principali città. Il Contraente deve utilizzare queste tariffe a meno che non riesca a negoziare una tariffa inferiore. Se il Contraente paga una tariffa superiore a quella approvata, Seagate non rimborserà la differenza di prezzo. Il Contraente non può scegliere un hotel associato a un programma Frequent Flyer se ciò non rappresenta un risparmio per Seagate.

4.2. Cancellazioni. Se è necessario cancellare o cambiare una prenotazione, il Contraente deve accertarsi che ciò avvenga nei tempi previsti per evitare addebiti di mancata presentazione. Seagate non rimborserà questi costi se dovuti a ritardi o negligenza nella cancellazione o modifica della prenotazione.

4.3. Uso di case private. In alcuni casi potrebbe convenire o essere necessario alloggiare presso una casa privata di parenti o amici mentre si viaggia per affari per Seagate. Seagate rimborserà fino a 50 dollari americani se si utilizza una casa privata.

5. PASTI

5.1. Pasti in trasferta. Seagate rimborserà le spese per i pasti effettuati nel limite del ragionevole se è richiesto il pernottamento per trattate affari per Seagate o quando un viaggio di un giorno porta il viaggiatore al di fuori della sua normale zona di lavoro. La colazione è inclusa se il viaggiatore deve lasciare casa più di due ore prima del normale orario di lavoro, mentre la cena è inclusa se il viaggiatore non può tornare a casa due ore o dopo il normale orario di lavoro. L'ammontare ragionevole per un pasto dipende dal luogo e dal cambio vigente.

5.2. Pranzi di affari e intrattenimento. Tutte le spese per i pasti e l'intrattenimento (oltre ai pasti in trasferta sopra descritti) devono essere previamente approvate da Seagate. Qualsiasi spesa non relativa a pasti in trasferta o superiore a 500 dollari americani deve essere previamente approvata da un vicepresidente senior o responsabile di grado superiore.

5.3. Ricevute. È necessario presentare ricevuta per ogni singolo pasto con costo pari o superiore a 50 dollari americani. Se al resoconto spese non viene acclusa la ricevuta, Seagate non rimborserà più di 50 dollari americani. Su tutte le ricevute deve essere stampato il nome dell'esercizio. Devono essere riportate anche la data e l'importo della spesa, ma non devono necessariamente essere stampati.

5.4. Elenco dei partecipanti. Insieme alla richiesta di rimborso per spese di pasti e intrattenimento deve essere incluso anche un elenco dei partecipanti.

6. RESOCONTO SPESE E RIMBORSO

6.1. Ricevute originali. Su tutte le ricevute deve essere stampato il nome dell'esercizio. Devono essere riportate la data e l'importo della spesa, ma non devono necessariamente essere stampati. Se si perde la ricevuta originale, è possibile utilizzare lo scontrino della carta di credito. Ad ogni resoconto spese è necessario accludere la seguente documentazione:

  • Biglietti aerei: la fattura, il biglietto elettronico o la copia del passeggero originale del biglietto aereo, indipendentemente dall'importo.
  • Noleggio auto: la ricevuta di noleggio originale, indipendentemente dall'importo.
  • Alloggio: la ricevuta di alloggio originale, indipendentemente dall'importo.
  • Pasti: la ricevuta originale per ogni singolo pasto con costo pari o superiore a 50 dollari americani.
  • Altre spese: per tutte le altre spese, la ricevuta originale per ogni singola voce con costo pari o superiore a 50 dollari americani.

6.2. Descrizione delle eccezioni. Il resoconto spese deve includere una spiegazione delle spese per le quali non viene fornita ricevuta, ad esempio pasti con costo inferiore a 50 dollari americani. Il resoconto spese deve inoltre includere una spiegazione per eventuali deviazioni dalla politica aziendale, ad esempio l'uso di agenzie di viaggio, hotel o fornitori di trasporti non autorizzati.

6.3. Spese non rimborsabili. Seagate non rimborserà le seguenti voci in nessun caso:

  • Assicurazione di volo
  • Costi di imbarco per animali
  • Costi di baby-sitting
  • Trasferimenti tra casa e ufficio durante le normali ore di lavoro
  • Multe per infrazioni stradali o di parcheggio
  • Abbonamenti a programmi Frequent Flyer
  • Costi di assicurazione aggiuntivi per viaggi o noleggio auto
  • Sistemi di navigazione in auto a noleggio
  • Penali per pagamento in ritardo di carte di credito aziendali
  • Quote di iscrizione a club di linee aeree
  • Film in camera
  • Oggetti personali persi, rubati o danneggiati durante il viaggio
  • Medicine o ricette mediche
  • Costi di trasporto, imposte, tasse o altre spese associate alla spedizione di oggetti personali.

7. REQUISITI DEL CONTROLLO ESPORTAZIONI E DOGANALI

7.1. Elenco di embargo degli Stati Uniti. A tutti i viaggiatori è vietato viaggiare per motivi di business in qualsiasi paese incluso nell'elenco di embargo degli Stati Uniti.

7.2. Dichiarazioni doganali. Le disposizioni di legge governative potrebbero richiedere la dichiarazione di beni, dati tecnici o valuta che vengano esportati o importati. Il Contraente deve garantire la conformità alle disposizioni di legge governative e dichiarare tutta la mercanzia trasportata alle autorità doganali locali prima della partenza e dopo l'arrivo. Nella maggior parte dei casi, ai viaggiatori che arrivano in un paese straniero viene richiesto di compilare un modulo di dichiarazione doganale prima dell'ingresso. Tutti i viaggiatori devono dichiarare accuratamente tutta la mercanzia (inclusi i dati tecnici) che trasportano nel paese straniero.

7.3. Violazioni. Non esistono eccezioni ai regolamenti doganali e sul controllo delle esportazioni. Qualsiasi violazione delle disposizioni di legge governative potrebbe rendere il Contraente e il viaggiatore singolo soggetto a sanzioni civili o penali, tra cui multe, carcere, espulsione, sequestro di beni o perdita di licenze di importazione ed esportazione. Le violazioni potrebbero inoltre esporre il Contraente o Seagate a pubblicità negativa. Qualsiasi violazione verrà considerata una violazione materiale e insanabile del contratto con Seagate.

Ultimo aggiornamento: 22 gennaio 2010