Conditions de voyage pour les voyageurs non Seagate

EXIGENCES GÉNÉRALES

1. Champ d'application. La présente Annexe s'applique aux voyageurs n'appartenant pas au personnel de Seagate (tels que les sous-traitants, consultants ou fournisseurs indépendants, ou leurs employés) et dont les frais de déplacement sont remboursés par Seagate. Elle concerne les frais liés aux déplacements aériens, à l'hébergement en hôtel, à la location de voiture, aux repas, entre autres.

2. Politique. Lorsque le remboursement des frais est autorisé par Seagate, Seagate rembourse uniquement les frais réels, raisonnables et nécessaires définis dans le cadre de la présente Annexe. Seagate ne rembourse aucune dépense n'entrant pas dans le cadre de la présente Annexe.

3. Exceptions. Toute dérogation à la présente Annexe doit être obtenue avant que les réservations liées au voyage ne soient effectuées, et elle doit être approuvée par écrit par un Directeur général adjoint ou un dirigeant de niveau hiérarchique supérieur de Seagate.

CATÉGORIE DE SERVICE

1. Classe économique. Tous les voyageurs doivent utiliser la classe économique pour les vols de moins de 6 heures suivant une nuit à l'hôtel ou une correspondance

2. Classe affaires ou économique Premium. Les déplacements en classe affaires ou économique Premium sont autorisés pour les vols internationaux d'une durée de 6 heures ou plus suivant une nuit à l'hôtel ou une correspondance, si le tarif du billet d'avion ne dépasse pas 6 500 $.

3. Déclassement non autorisé. Les voyageurs ne sont pas autorisés à déclasser leur billet d'avion ni à utiliser la différence de prix pour financer d'autres dépenses ni obtenir un remboursement ou un avoir. Tous les avoirs ou remboursements obtenus en raison d'un déclassement doivent être restitués à Seagate.

BILLETS D'AVION

1. Billet d'avion comparativement le moins cher. Seagate rembourse uniquement le montant du billet d'avion comparativement le moins cher dans la classe autorisée entre le lieu de départ et la destination. Pour déterminer le montant du billet d'avion comparativement le moins cher, les exigences suivantes s'appliquent :

   1. La comparaison doit porter sur les vols non remboursables de la même classe et comportant 1 escale au plus pour chaque trajet sur les vols intérieurs, et 2 escales au plus pour chaque trajet sur les vols internationaux.

   2. La comparaison doit porter sur les vols non remboursables de la même classe et d'une durée de 2 heures au plus pour chaque trajet sur les vols intérieurs, et de 4 heures au plus pour chaque trajet sur les vols internationaux.

2. Surcoût. S'il existe un vol remplissant les critères ci-dessus à un tarif inférieur, Seagate rembourse uniquement le montant du billet le moins cher. Il appartient au voyageur ou à son employeur de prendre en charge le surcoût par rapport au billet d'avion comparativement le moins cher.

PROCÉDURES DE RÉSERVATION ET DE REMBOURSEMENT

1. Bon de commande obligatoire. Tous les frais liés à un déplacement doivent faire l'objet d'un bon de commande préalablement approuvé par Seagate.

2. Paiement et remboursement. Les voyageurs doivent régler leurs frais lorsqu'ils les engagent ou à l'échéance prévue. Ils se font ensuite rembourser en établissant à l'intention de Seagate une note de frais qui sera comparée au bon de commande approuvé. Si le voyageur est employé d'un sous-traitant, consultant ou fournisseur indépendant de Seagate, ou d'un autre partenaire commercial, il doit se faire rembourser par son employeur. À son tour, celui-ci facture à Seagate les frais engagés, qui seront comparés au bon de commande approuvé.

3. Agence de voyages agréée par Seagate. Les détenteurs d'un compte badge Seagate qui possèdent un identifiant mondial Seagate doivent réserver leur voyage via l'agence de voyages agréée par Seagate. Les détenteurs d'un compte badge Seagate peuvent contacter le service voyage de l'entreprise pour demander un profil « invité » afin d'avoir accès à l'agence de voyages de Seagate et de faire leurs réservations. Si le billet d'avion comparativement le moins cher ne peut pas être réservé via l'agence de voyages agréée de Seagate, le voyageur peut effectuer la réservation de vol à un prix raisonnable directement via la compagnie aérienne qui propose ce tarif.

INTERDICTIONS ET FRAIS NON REMBOURSABLES

1. Fonctionnaires d'État. Seagate interdit tout remboursement de frais de déplacement à des agents publics ou fonctionnaires d'État, sauf approbation préalablement écrite par le service juridique et de la conformité de Seagate.

2. Conjoints et invités. Seagate interdit tout remboursement de frais de déplacement à des conjoints ou personnes invitées dont la présence n'est ni nécessaire ni hautement souhaitable pour un objectif approuvé par Seagate. Les éventuelles dérogations à cette interdiction doivent être obtenues avant que les réservations liées au déplacement ne soient effectuées, et elles doivent être approuvées par écrit par un Directeur général adjoint et par le directeur financier de Seagate.

3. Dépenses non admises au remboursement. Seagate n'autorise aucun remboursement pour les dépenses suivantes :

   1. Boissons alcoolisées

   2. Pénalités de retard appliquées à une carte de crédit

   3. Ordinateurs portables, PC, ordinateurs de bureau, tablettes, téléphones cellulaires, sacoches pour ordinateur portable ou périphériques

   4. Programmes d'identification des voyageurs fréquents ou programmes d'habilitation de sécurité

   5. Frais d'adhésion au programme de fidélité d'une compagnie aérienne ou frais d'adhésion à un club

   6. Choix du siège, embarquement anticipé ou surclassement non autorisé

   7. Assurance voyage

   8. Trajets habituels entre le domicile et le lieu de travail

   9. Infractions au code de la route et contraventions

   10. Systèmes GPS, radio par satellite, carburant prépayé ou option d'achat de carburant dans les voitures de location

   11. Frais d'assurance supplémentaires pour le voyage ou la location d'une voiture

   12. Films à la demande

   13. Perte, vol ou dégradation des effets personnels pendant le voyage

   14. Médicaments et ordonnances renouvelables

   15. Frais de transport, droits de douane, taxes et autres frais de transport d'effets personnels

   16. Frais de transport concernant des animaux de compagnie

   17. Baby-sitting ou garderie